REQUISITOS PARA CONTROLES EFICACES


REQUISITOS PARA CONTROLES EFICACES
Para que un sistema de control sea realmente eficiente y pueda abarcar de manera eficaz todo el sistema de organización se deben seguir los siguientes requisitos:
1. Ajuste preciso de los controles a planes y puestos: Todas las técnicas y sistemas de control deben ser un reflejo de los planes para cuyo seguimiento se les diseño.Cada plan, así como cada tipo y fase de una operación, tienen características que les son propias. Lo que los administradores necesitan es información que les señale como progresan los planes de los que son responsable, de igual modo, los controles deben ajustarse a la medida de los puestos. De igual manera los controles deben reflejar la estructura organizacional, por lo tanto el principal mediopara la aclaración de las funciones de cada individuo en una empresa, la estructura organizacional revela quien es responsable de la ejecución de los planes y de cualquier desviación respecto de ellos.
2. Ajuste preciso de los controles a los administradores en lo individual; Los controles también deben ser ajustados a cada administrador en lo individual. El propósito de los sistemas einformación de control es, por supuesto, contribuir a que cada administrador ejerza su función de control, sino son de un tipo tal que resulten comprensibles para un buen administrador, no tendrá ninguna utilidad.
3. Certeza de que los controles señalan excepciones en puntos críticos: Uno de los medios más importantes para ajustar los controles a la medida de las necesidades de eficiencia y efectividad escerciorarse de que se ha diseñado para señalar excepciones. Los controles que se encuentra en excepciones del desempeño planeado permiten a los administradores beneficiarse del principio de la excepción y detectar las áreas que demandan su atención.
4. Búsqueda de objetividad en los controles: La administración posee necesariamente muchos elementos subjetivos, pero lo ideal sería que ladeterminación de que si un subordinado es eficaz o no en su trabajo no dependería de consideraciones subjetivas, si los controles son subjetivos, la personalidad del administrador o del subordinado pueden influir en los juicios del desempeño y restarle precisión a estos, pero a los individuos les resulta difícil eludir el control del desempeño. Particularmente si las normas y medidas se mantienen al díamediante revisiones periódicas.
5. Garantía de flexibilidad de los controles: Los controles deben seguir siendo funcionales ante la posibilidad de cambios en los planes, circunstancias imprevistas o rotundos fracasos. Para que los controles mantengan su eficacia a pesar de fracasos o cambios inesperados en los planes deben ser flexibles.
6. Ajuste del sistema del control a la culturaorganizacional: Para ser óptimamente eficaz , todo sistema o técnica de control debe ajustarse a la cultura organizacional, como por ejemplo; en una organización donde las personas gozan de considerable libertad y participación, sin embargo un sistema riguroso iría a tal punto contra la corriente que estaría condenado al fracaso.
7. Economía de los controles: A pesar de la simpleza de este requisito a menudoes difícil cumplirlo en la práctica, a un administrador puede dificultársele indagar que sistema de control en particular justifica su costo e incluso a cuánto asciende este. La economía es relativa ya que los beneficios varía de acuerdo con la importancia de la actividad, las dimensiones de la operación, los gastos en los que podría incurrir en ausencia de control y las contribuciones que elsistema es capaz de hacer; sin embargo uno de los factores limitantes de los sistemas de control es sus costos, ya que este dependerá en gran medida a su vez del hecho de que los administradores seleccionen para efecto de control únicamente los factores críticos de áreas importantes para ellos.
8. Establecimiento de controles que inducen acciones correctivas: Un sistema adecuado revelara donde...