reserva

Funciones del Departamento de reservaciones.

Las funciones de este Departamento podemos extraerla de la definición antes expuesta.

ü Recepciona todas las solicitudes de reservaciones hechas al hotel.

ü Analiza detalladamente la ocupación del hotel por períodos de tiempo para conocer los cupos y así poder vender eficientemente las capacidades del hotel.

ü Confirma todas lassolicitudes que sean posibles, y hace saber al solicitante de esta confirmación.

ü Confirma la no-aceptación de la reservación en caso de falta de disponibilidad.

ü Modifica la reservación, a petición del solicitante siempre que esto sea posible.

ü Estudia diariamente las posibilidades de alojamiento, para mantener actualizado a los departamentos que soliciten esta información.

üIntroduce en el sistema informático de reservaciones todas las reservaciones que hayan sido confirmadas.

ü Registra todos los datos necesarios para la elaboración de la reservación.

ü Recepciona y distribuye los rooming list que las agencias de viajes envían asegurándose que estos contengan la mayor cantidad de información posible, y que esta no varíe.

ü Elabora la lista de llegadasprevistas del día, la que queda oficializada con la firma del responsable de esta actividad.

ü Archiva toda la información por un período de tiempo determinado.

ü Informa a la Recepción de cualquier cambio en la lista de llegadas previstas del día después que esta haya sido emitida, siempre con el tiempo necesario para su tratamiento.


El Departamento de reservaciones también se mantiene altanto de las características de los contratos con diferentes agencias de viajes, así como, está al corriente de los cambios de tarifas por temporada. Conoce de las tarifas de descuento que se aplican a clientes asiduos, o de otro tipo, al cual la gerencia del hotel desea conceder, por ser este merecedor de dicho descuento.
El personal que labora en la oficina de reservaciones debe conocer todo lorelacionado con el trabajo de la Recepción y tener experiencia, por lo que podemos inferir, que el responsable de esta actividad debe ser un recepcionista.

Es muy importante señalar que el éxito que podamos obtener en el trabajo de la Recepción, depende en gran medida del trabajo que realiza la oficina de reservaciones, pues es esta quien conoce con anterioridad todo lo relacionado con laposible estancia del cliente en la instalación.
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Consideraciones sobre las reservaciones.

E
s muy importante que se conozca que una reservación confirmada constituye un compromiso hotel cliente, cliente hotel. Por parte del hotel, este debe garantizar que para el día de la reservación esté todo listo sin excusas o pretextos, para que el cliente se aloje y disfrute detodos los servicios que la instalación ofrece.

Esto quiere decir entre otras cosas, que la habitación debe estar debidamente preparada y bloqueada, que su reservación debe constar en la lista de llegadas previstas del día, con todos los datos disponibles para que se efectúe un check-in rápido y agradable sin crear obstáculos al cliente.

Por parte del cliente, esté debe acudir a la instalación eldía señalado, para hacer uso de su reservación, de no poder hacerlo por alguna razón, debe comunicar a la Recepción o a la oficina de reservaciones, del cambio que pretende realizar, o si desea la cancelación de su reservación. Además, él cliente se compromete a observar las normas del hotel y pagar debidamente los adeudos que contraiga con la instalación. Una vez que termine el tiempo pactado enla reservación, debe acudir a realizar el check-out a la hora prevista por el hotel.

Debemos decir que el CHECK-OUT debe ser realizado a la hora establecida por el hotel, pues de él depende la atención a otros clientes que se disponen a alojarse en la instalación el mismo día.

No obstante si el cliente desea permanecer en nuestra instalación y la disponibilidad del hotel lo permite, con...