reservaciones hotel

DEPARTAMENTO DE RESERVAS DE UN HOTEL
Es el de departamento que tiene como funciones y responsabilidades, por medio de su personal de operación y supervisado por el gererente o jefe de:


• Controla y coordina todas las reservaciones
• Mantiene el control sobre la exactitud de la información dada por los agentes de reservas
• Vigila y controla los cupos de las agencias de viaje paraasegurarse de que no sobrepasen el numero de habitaciones contratadas en cada categoría.
• Mantiene relaciones cordiales con los suplidores o agencias de viaje
• Revisa y modifica las tarifas de las habitaciones según las instrucciones de los departamentos competentes. (dirección corporativa o de marketing en su caso)
• Asegura que la base de datos del centro de cómputos este actualizada
• Aseguraque toda solicitud de reserva sea contestada el mismo día
• Asegura la exactitud en la preparación de los informes: forecast, ocupación, etc. dando especial atención a las tendencias del mercado para prevenir sobreventa y aprovechar la demanda.
• Postear los cargos por depósitos de reservas
• Monitorear la disponibilidad de habitaciones
• Asistir al personal de recepción en el proceso de checkin/ check out cuando sea necesario
• Prepara la lista de llegadas para recepción
OTRAS FUNCIONES:
Recepciona todas las solicitudes de reservaciones hechas al hotel.
Analiza detalladamente la ocupación del hotel por períodos de tiempo para conocer los cupos y así poder vender eficientemente las capacidades del hotel. Confirma todas las solicitudes que sean posibles, y hace saber al solicitantede esta confirmación.
Confirma la no-aceptación de la reservación en caso de falta de disponibilidad.
Modifica la reservación, a petición del solicitante siempre que esto sea posible.
Estudia diariamente las posibilidades de alojamiento, para mantener actualizado a los departamentos que soliciten esta información.
Introduce en el sistema informático de reservaciones todas las reservacionesque hayan sido confirmadas.
Registra todos los datos necesarios para la elaboración de la reservación.
Recepciona y distribuye los rooming list que las agencias de viajes envían asegurándose que estos contengan la mayor cantidad de información posible, y que esta no varíe.
Elabora la lista de llegadas previstas del día, la que queda oficializada con la firma del responsable de esta actividad.Archiva toda la información por un período de tiempo determinado.
Informa a la Recepción de cualquier cambio en la lista de llegadas previstas del día después que esta haya sido emitida, siempre con el tiempo necesario para su tratamiento.

El Departamento de reservaciones también se mantiene al tanto de las características de los contratos con diferentes agencias de viajes, así como, está alcorriente de los cambios de tarifas por temporada. Conoce de las tarifas de descuento que se aplican a clientes asiduos, o de otro tipo, al cual la gerencia del hotel desea conceder, por ser este merecedor de dicho descuento.
El personal que labora en la oficina de reservaciones debe conocer todo lo relacionado con el trabajo de la Recepción y tener experiencia, por lo que podemos inferir, que elresponsable de esta actividad debe ser un recepcionista.
Es muy importante señalar que el éxito que podamos obtener en el trabajo de la Recepción, depende en gran medida del trabajo que realiza la oficina de reservaciones, pues es esta quien conoce con anterioridad todo lo relacionado con la posible estancia del cliente en la instalación.

En resumen es un departamento muy importante para laoperación de un hotel, ya que debe realizar las ventas a través delos diferentes tipos de comercialización para asegurar que el hotel se encuentre vendido en todas sus habitaciones y de acuerdo al la temporada y tipo de hotel.
INSTRUMENTOS NECESESARIOS PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL DEPARTAMENTO
Estos dependen de la categoría y facilidades que brinden cada hotel pero básicamente son:

Una área u...