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3P04 TÉCNICAS DEL CONTROL DE RESERVACIONES

• ARCHIVO DE CONTROL DE RESERVACIONES
Se deben tener carpetas para cada día del año ya que en este lugar se guardará toda la correspondencia del huésped y la demás papelería que se llenó por motivo de la reservación, cancelación, cambio, depósito, etc. A éstas carpetas también se les conoce como files o expedientes.

• LIBRETA DE ENTRADAS YSALIDAS
Es un sistema que se lleva a cabo de manera manual, en el que en las páginas de una libreta se deben anotar todos los días del año: en la parte izquierda se anotan las entradas y en la derecha las salidas.
Por ejemplo, si un huésped reservó un cuarto con fecha de llegada del 7 de febrero y con fecha de salida del 9 del mismo mes, se marcará una línea vertical en las entradas del día 7 yotra línea vertical en las salidas del 9 (en las hojas correspondientes a los días intermedios no se escribe nada).
Mediante la información de esta libreta se puede conocer el número aproximado de las entradas y salidas en el hotel en un día determinado; así mismo, servirá como base para la elaboración de algunos reportes.
Es importante mencionar que éste sistema se lleva a cabo en los hotelespequeños, ya que en los hoteles grandes se procesa ésta información a través del Sistema automático de reservaciones del hotel.

• PORCENTAJE DE OCUPACIÓN
Es el nivel de ocupación de las habitaciones en un periodo dado.
Es el resultado de dividir los cuartos ocupados entre el total de cuartos del hotel y multiplicarlo por 100.
Porcentaje de ocupación = número de habitaciones ocupadas x 100número de habitaciones Disponibles

 Ejemplo: El hotel Bonfil Palace tiene 250 habitaciones, se encuentran ocupadas 200 de ellas. ¿Cuál sería su porcentaje de ocupación?
Porcentaje de ocupación = 200 X 100 = 80 % 250

• PORCENTAJE DE OCUPACIÓN MENSUAL
Es el nivel de ocupación de las habitaciones en un mes. Se calcula sumando el porcentaje de ocupación de todos los días del mes, y se divideentre el número de días que traiga el mes.

• PORCENTAJE DE OCUPACIÓN ANUAL
Es el nivel de ocupación de las habitaciones en un año. Se calcula sumando el porcentaje de ocupación de todos los meses y el total se divide entre 12.


• FORECAST O PRONÓSTICOS DE OCUPACIÓN
Es el estimado de ventas de habitaciones, el cual se puede elaborar de manera semanal, mensual o anual. Se realiza en base ala información de ocupación de años anteriores.
Su objetivo es ayudar en la toma de decisiones, sobre contratación de personal, programación de compras, producción de alimentos, planeación de mantenimiento preventivo de habitaciones.

• HOJA DE CONTROL DE RESERVACIONES
Es una hoja de papel cuadriculado que consta de 31 columnas para todos los días del mes y con la cantidad de renglonescorrespondientes al número de cuartos del hotel.
En esta hoja se van anotando las reservaciones recibidas y fundamentalmente sirve para evitar hacer un número de reservaciones superior a la disponibilidad del hotel.
Algunos hoteles usan diferentes colores para distinguir los tipos de reservaciones, por ejemplo: reservaciones sin depósito (blanco), reservaciones con depósito (amarillo), grupos (azul),VIP’S (rojo), grupos repetitivos (negro) y entradas sin reservación (verde). Estás últimas deben considerarse en los conteos, según reporte, que envía el Departamento de Recepción al Departamento de Reservaciones.

• GRÁFICAS DE OCUPACIÓN
La elaboración de éstas gráficas las puede elaborar el Gerente de Reservaciones, el Gerente de División Cuartos o en algunos casos el Gerente de Ventas.
Lasgráficas pueden elaborarse con base en la ocupación de cada mes. Se aconseja que se realicen con color diferente cada año, en una misma tabulación, con el fin de conocer el comportamiento de la ocupación en el transcurso de un año o bien durante los últimos años. Esto permite implementar las estrategias de ventas de determinados periodos y programar las vacaciones del personal, las compras de...