RESERVAS Y CONSERJERIA

Contenido

1. Departamento de reservas
2. Conserjería

Departamento de reservas

Definición

Es aquel que recepciona todas las solicitudes de reservaciones hechas al hotel, analiza  el estado ocupacional del hotel para confirmar o denegar las solicitudes hechas. Se mantiene rigurosamente actualizado de la capacidad y disponibilidad de habitaciones.
Mantiene actualizada a la Recepción,respecto a la situación ocupacional, con el objetivo de captar la mayor cantidad de turismo. Forma parte del Front Office, generalmente no se encuentra detrás del mostrador de Recepción sino que ocupa una oficina aparte. Ello se debe a que el sector tiene acceso de público que realiza personalmente sus reservaciones. La cantidad de empleados afectados a ella está en relación con el volumen dereservas que maneja el hotel; siendo el principal objetivo del área alcanzar el máximo nivel de ocupación mediante el aprovechamiento racional de la disponibilidad habitacional.

Departamento de Reservas tiene como funciones básicas:

Atender el tratamiento de las reservas de alojamiento y su registro, brindar información; allanar consultas; confirmar, denegar y modificar reservas; ocuparse delregistro de reservas provisorias, condicionales, de grupos, de pasajeros individuales, etc.
Emitir la información necesaria para el buen funcionamiento del departamento y de aquellos relacionados directamente con él (Recepción, Ama de Llaves, Alimentos y Bebidas).
Favorecer la coordinación interdepartamental a los efectos de una mejor prestación de servicios.

Gerente de reservaciones
Elgerente de reservas cumple la función clave de coordinar todo el departamento de reservaciones y su principal tarea es manejar cuidadosamente las informaciones: de grupos, desde operadoras turísticas etc. Y son varias también las formas en las que este departamento debe resolver cuestiones de pago por parte de los huéspedes, con elementos financieros provenientes de varios tipos de depósitos.Funciones del gerente de reservaciones:
Llevará a cabo el recibimiento, registro, control, cambios, extensiones, notificaciones y cancelaciones de las reservaciones de los futuros huéspedes.

Controlará los depósitos a cuenta de reservaciones que reciba de los clientes.

Comunicará a su jefe inmediato, cuáles son las agencias de viajes y empresas que más convienen al Hotel.

Mantendrá al día elCuadro de Disponibilidad – también llamado Chart, – así como el correcto control de los depósitos y garantías, ya que es ésta su principal función. Es necesario recalcar la importancia del chart, ya que gracias a él podremos determinar en cualquier momento la disponibilidad del hotel y aceptar o negar las reservaciones y aún para poder sugerir la Lista de Espera.

Conocerá las características delHotel, en cuanto se refiere a las habitaciones, salones, áreas públicas y distribución en general de todos los departamentos, para poder dar la orientación e información más adecuada a los clientes y huéspedes que lo soliciten.

Mantendrá contacto con el Gerente de División cuartos, con la Gerencia de Ventas, con el Departamento de Recepción, Departamento de Ama de Llaves, La Dirección deAlimentos y Bebidas, así como con todos aquellos departamentos que de una u otra manera tengan que ver o se vean afectados por las reservaciones. También lo hará con las agencias de viajes, representaciones hoteleras, los clientes y huéspedes.

Preparará los siguientes reportes de disponibilidad.
Reporte semanal: Este reporte se recomienda que sea preparado el día de la semana en que se tenga menostrabajo, bien podría ser todos los sábados
Reporte mensual: Se deberá preparar el último día del mes para que en él se reporten todas las reservaciones recibidas durante el mismo.
Reporte anual: Será una recopilación de los reportes mensuales, debiendo incluir sus observaciones y conclusiones que a lo largo del año se hayan obtenido. Este reporte es de suma importancia, ya que gracias a él se...