Resibo de correo

Páginas: 6 (1297 palabras) Publicado: 8 de noviembre de 2010
* Organización del correo de entrada.
* Las fases que comprende la entrada de la correspondencia son:
* Recepción
* clasificación
* distribución
* A la recepción del correo, es costumbre señalar las cartas y documentos con un sello que indica la fecha, al objeto de conocer la verdadera fecha de recepción, independientemente de la que conste en el encabezamiento de la carta.* La clasificación de la correspondencia de entrada, que constituye la primera tarea a realizar, puede efectuarse con la siguiente distribución:
* cartas cerradas dirigidas a la atención de superiores o personas determinadas.
* Facturas
* comunicaciones bancarias (avisos de remesa, descuentos, estado de cuenta, etc.).
* Circulares y anuncios publicitarios diversos.
* Materialimpreso (Diarios, revistas y libros).
* Esta primera selección permite repartir a los departamentos y secciones que correspondan las cartas con identificación personal, los impresos y el material de publicidad. Con el resto de la correspondencia se procederá con forme a las reglas que se enuncian a continuación:
* La lectura atenta debe ser una de las primeras tareas de la jornada. Enocasiones las demoras como se ha dicho, pueden provocar dificultades en negocios pendientes de resolución.
* Los anejos deben sujetarse a las cartas con clip u otro sistema.
* En el caso que falte la fecha en algunas de las cartas, se puede indicar, en un pequeño recuadro sobre el borde superior derecho, la que registre en matasellos del correo.
* El total de la documentación seclasificara en tres grupos:
* asuntos que requieren la atención del jefe
* Asuntos que requieren la atención de otros superiores o empleados.
* Asuntos que la secretaria debe atender personalmente.
* -si faltara algún anexo en algunas de las cartas deberá hacerse constar esta circunstancia acompañando el texto con una pequeña nota.
* proceso mecánico del correo de salida
* Lascartas que se han de remitir al exterior exigen la realización de una serie de tareas puntuales, que se enumeran a continuación:
* firma y antefirma de los documentos por el superior a quien corresponda
* Preparación e inclusión de los diversos anexos.
* Reunión de todo el correo y elaboración de los sobres.
* Despacho de la correspondencia.
* La firma del jefe constituye el finaldel proceso de elaboración de una carta. Después de obtenida la misma (en el original), la secretaria transcribirá a las copias las correcciones introducidas, si las hubiere, y precederá al archivo de estas.
* Cuando la correspondencia a tratar es cuantiosa conviene utilizar maquinas plegadoras, cerradoras de sobres, y franqueadoras. Las ventajas que ofrecen estos equipos son fácilmentetraducidas a cifras:
* Una máquina automática para cerrar sobres puede engomar y sellar hasta veinte mil en una hora.
* Las plegadoras de cartas procesan treinta mil hojas por hora.
* Las franqueadoras automática (su empleo debe estar autorizado por el servicio de correos) imprimen en los sobres el importe del franqueo en un dispositivo de registro van sumando los gastos.
* Además elregistro, el despacho de correspondencia debe cuidar dos aspectos fundamentales:
* El registro de todas las cartas que se envían
* El control del franqueo.
* 3) Servicio de mensajería
* En ciertos casos, cuando se quiere garantizar una distribución rápida y segura de la correspondencia u otra clase de material, se puede recurrir a los servicios de mensajería. Estos realizan entregasa domicilio con certificado de acuse de recibido y carga asegurada. Las empresas, suelen servirse de este medio para las comunicaciones con sucursales, filiales y colaboradores sentados en lugares no demasiado distantes.
* 4) Envío de telegramas
* La posibilidad de transmitir gráficamente una comunicación con rapidez ya larga distancia hace del telegrama un auxiliar indispensable en la...
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