RESUMEN 4 Los Manuales Administrativos




Los Manuales Administrativos

CONCEPTO

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coor-
dinación para registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática tanto la información de una
organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas,sistemas, procedimientos,
elementos de calidad, etc.), como las instrucciones y lineamientos necesarios para que desempeñe
mejor sus tareas.

OBJETIVOS

•Presentar una visión de conjunto de la organización (individual, grupal o sectorial).
• Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definir responsabilidades,
evitar duplicaciones y detectar omisiones.
•Mostrar claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos
que la componen.
• Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización de funciones pues evitan la repetición de instruccio-
nes y criterios de actuación.
• Relacionar las estructuras jerárquicas funcionales con los procesos de negocio.
• Coadyuvar a la correcta realización y uniformidad de las laboresencomendadas a todo el perso-
nal.
• Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales, financie ros y tecno-
lógicos disponibles.
• Fortalecer la cadena de valor de la organización.
• Facilitar el reclutamiento, selección, inducción, socialización, capacitación y desarrollo del per-
sonal.
• Servir como una fuente de información para conocer la organización.
• Funcionarcomo medio de relación y coordinación con otras organizaciones.

CLASIFICACIÓN BÁSICA
Por su naturaleza o área de aplicación
Micro administrativos: Son los manuales que corresponden a una sola organización, que se refieren a ella de modo general o se circunscriben a alguna de sus áreas en forma específica.
Macro administrativos: Son los documentos que contienen información de más de unaorganización.
Meso administrativos: Incluyen a una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico. El término




Meso administrativo: se usa normalmente en el sector público, aunque también puede emplearse en el sector privado.
Por su contenido
De organización: Estos manuales contienen información detallada sobre los antecedentes, legislación, atribuciones, estructura orgánica,organigrama, misión y funciones organizacionales. Cuando corresponden a un área específica comprenden la descripción de puestos; de manera opcional pueden presentar el directorio de la organización.
De procedimientos: Constituyen un documento técnico que incluye información sobre la sucesión cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre sí, que se constituyen en una unidad para larealización de una función, actividad o tarea específica en una organización.
Todo procedimiento incluye la determinación de tiempos de ejecución, el uso de recursos materiales y tecnológicos, así como la aplicación de métodos de trabajo y control para desarrollar las operaciones de modo oportuno y efi- ciente.
La descripción de los procedimientos permite comprender mejor el desarrollo de lasactividades de rutina en todos los niveles jerárquicos, lo que propicia la disminución de fallas u omisiones y el incremento de la productividad.
De gestión de la calidad: Documentos que describen y consignan los elementos del sistema de gestión de la calidad, el cual incluye información sobre el alcance, exclusiones, directrices de calidad (objetivos y políticas de calidad); responsabilidad yautoridad del sistema de gestión de la calidad; mapas de procesos; sistemas de gestión de la calidad; responsabilidades de la alta dirección; gestión de recursos; realización del servicio o producto; medición, análisis y mejora, y referencias normativas.
De historia de la organización: Estos manuales son documentos que refieren la historia de la organización, es decir, su creación, crecimiento,...