Resumen Acuerdo 039

Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las tablas de retención documental.
En la cual se fijan políticas y establece reglamentos
Considerando que las funcionesdel Archivo General de la Nación fijar políticas y reglamentos necesarios para garantizar la conservación y uso adecuado del patrimonio documental.
Que la administración publica en sus diferentes ylas entidades privadas que cumplan funciones publicas deben adoptar TRD para mejorar la eficiencia de la gestión del estado.
Que las tablas de retención documental son el listado de series con sustipos documentales.
Que las tablas de retención documental son el instrumento esencial para la normalización de la gestión documental y saber el ciclo vital en los archivos de gestión, central ehistórico.

ARTICULO I
Regular el procedimiento que deben tener las entidades publicas o privadas que presten servicios públicos; para la elaboración y aplicación de tablas de retención documental quecomprenden las siguientes etapas:

1) investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales
Con información institucional como creación, estructura organizacional y organigrama,aplicar encuestas a los productores documentales y consultar manuales de procedimientos.

2) Análisis e interpretación de la información recolectada
* analizar la producción de documentos segúnlas funciones de cada dependencia .y los manuales de procedimientos.
* identificar valores primarios: legales, jurídicos, contables y/o fiscales
* conformar series, subseries con sus tiposdocumentales
* establecer los tiempos de retención en archivo de gestión, central e histórico
* adelantar valoración documental el uso o frecuencia de consulta
* determinar destino final.*
3) Elaboración y presentación de las tablas de retención documental para su aprobación
El jefe de archivo prepara propuesta de tablas con sus anexos que sustenten el proceso. el comité de...