Resumen Eventos UCES

Organización de Eventos
 
Definición: actividad generada por una empresa, institución o particular, que persigue un objetivo determinado y para su cumplimiento se deben planificar, coordinar y dirigir acciones en forma integral a través de recursos humanos, recursos materiales, tecnológicos y económicos.
 
Tipos:
Culturales, formativos, académicos (ej.: entrega de premios, vernissage,presentación de libro, festivale, recital, etc.)
Sociales (ej.: aniversarios, bodas, cumpleaños, egresos, etc)
Comerciales (ej.: desfile, lanzamiento de producto, exposición, etc.)
Empresariales: (ej: family day, desayuno, lanzamiento, etc.)
Deportivos: (ej: maratón, clínica, viajes, campeonatos, etc.)
 
Planeamiento
 
         Pre evento
 
Etapa estructural  
Investigación: recopilación deinformación de eventos que el cliente haya realizado, información
coyuntural de relevancia. Por medio de entrevista, encuesta, Internet, etc.  
Diagnóstico de la situación: evaluación de la información.
Toma de decisión: de la realización del evento y sus características.
Elección del tipo de plan: corto, largo, mediano plazo, coyuntural.
Fijación de objetivos: fines a alcanzar en eltranscurso del evento.
Selección de públicos: a quienes estará dirigida la actividad. Clasificación y segmentación.
 
Etapa logística        
Determinación de acciones: establecimiento de las actividades a desarrollar en el evento y medios a utilizar.
Presupuesto: recursos económicos. Ingresos y egresos.
Calendarización de actividades: fijación (en papel) de las fechas y plazos para realizar cadauna de las acciones.
Timing: horarios de cada actividad durante el pre evento, el evento y el post-evento.
 
         Evento
Etapa estratégica     
Puesta en marcha del plan: día del evento
Información y comunicación: durante el evento con todas las personas necesarias para poder ir amoldando todo a las eventualidades.
Evaluación: control del desarrollo de las actividades según loplanificado.
Corrección: de los desvíos que pudieran surgir.
 
La sede
Es el lugar de celebración del evento. Se debe considerar: número de participantes, tipo de evento, medios disponibles, accesibilidad, tamaño y forma, etc.
 
Recursos necesarios
Materiales, audiovisuales, de papelería, humanos y económicos.
 
Difusión del evento
Auspicios, prensa, publicidad, relaciones públicas.
 Entrevista
Siempre se debe hablar con el cliente para comprender mejor que quiere de nosotros y dejar las cosas claras. De esta reunión se deben extraer datos como: el tipo de evento, el alcance, tipo de público, fecha, preferencias del lugar, presupuesto, si hay eventos parecidos realizados por la competencia, los objetivos, los datos de contacto, etc.
 
Brief
Documento escrito de la propuesta queresume toda la información esencial, los datos y detalles que se necesitan sobre el evento. Incluye:
Objetivos (tipo de vento e intención del mismo)
Públicos objetivo (interno/externo, formal/informal, datos demográficos, características culturales)
Fecha, hora y lugar
Presupuesto
Contenido del programa
Actividades post evento (encuestas, certificados de asistencia, etc.)
Datos de contactoInformación adicional
 
Calendarización
Se grafican cronológicamente las acciones y sus procesos para determinarles el tiempo en el que deben ser realizadas.
 
Check list
Lista de absolutamente todos los recursos materiales y humanos que van a ser necesarios para el evento.
 
Timing
Es ponerle hora a cada una de las acciones que se realizarán en el día del evento, ya sea pre evento, eventoo post evento.
Organización de reuniones* – Juan Manuel Blanco-
            *Por reuniones se entiende convenciones, congresos y seminarios.
 
Proceso administrativo de organización de reuniones
 
         Etapa mecánica
 
Previsión
 Es la anticipación de acontecimientos y situaciones futuras, para poder hacer planes y poder actuar. Es la base de la planeación.  
 
Principio: la...