Retencion Documental

¿Qué es una tabla de retención documental?
Es un listado de series con sus correspondientes tipos documentales a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de losdocumentos.

¿Para qué sirve la tabla de retención documental?

* Sirven para controlar la producción y tramite documental.
* Integrar los procesos archivísticos para el manejo racional delos documentos.
* Identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión.
* Permitir el manejo integral delos documentos.
* Facilitar la organización de los documentos a partir del concepto de archivo.

Defina con sus palabras que es fondo, serie, sección, tipo documental

Fondo: documentosproducidos por una persona mientras realiza sus labores habituales.
Serie: conjunto de unidades producto del fondo que tienen estructura y contenidos homogéneos como son el caso de los informes.
Sección: escada área de la empresa donde se originan los documentos.
Tipo documental: todo documento originado de una función administrativa y que posee características que permiten su clasificación,descripción y asignarle una categoría de importancia.

INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR LA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Pasos a seguir para diligenciar una tabla de retención documental:

1. Entidadproductora:
Empresa que origina la documentación

2. Oficina productora:
Área de la empresa donde se origina la documentación

3. Código:
Código asignado al área donde se origina ladocumentación

4. Series y tipos documentales:
Se coloca el código del área que produce la documentación seguido de la serie asignada para cada grupo de documentos y las subseries de los documentos quepertenecen a ese grupo

5. Retención:
Tiempo que estarán retenidos los documentos tanto en el archivo de gestión como en el archivo central

6. Disposición:
Estado en el que se...