Reunion de trabajo

LA REUNION DE TRABAJO
Definicion
Las reuniones de trabajo son una herramienta utilizada para elaborar planes, diseñar estrategias, evaluar desempeños, fomentar la participación de los empleados,... pero algunas veces resultan poco efectivas por que resultan aburridas y no son tomadas con la seriedad que merecen.
Las reuniones de trabajo son pan de cada día en las empresas y particularmenteal interior de grupos y equipos de trabajo, se entiende que son un buen ejercicio de integración y comunicación y que en conjunto resulta más efectivo el desarrollo de ideas y planes de acción para una división, un departamento o toda la empresa, pero tanta reunión aburre a los miembros de los grupos y después de un tiempo los resultados de las mismas son mínimos o nulos.  -------------------------------------------------
Objetivos genéricos de una reunión
Salvo excepciones aclaradas, sirven para reuniones presenciales y virtuales.
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Tratar la totalidad de los temas pactados
Sabemos que una reunión ha estado mal organizada cuando al terminar ésta, algunos o todos los participantes se quedan con temas sin resolver (queesperaban resolver antes de comenzar la misma).
Caracteristicas
La primera regla de oro será:
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Consensuar la lista de temas, entre los participantes, antes de comenzar la reunión.
Seguramente lo más adecuado sería que esta lista se cierre con anticipación a la reunión. Tal vez, solo con un día de anticipación alcance, tal vez senecesite más tiempo, el mismo grupo debe consensuar la anticipación en base a su experiencia. Se debe evitar por todos los medios hacer la lista en la misma reunión.
Por otro lado, cabe destacar que hay dos tipos de temas a tratar en las reuniones:
Los informes
No generan mayor inconveniente ya que el que informa prepara previamente su explicación y, a partir de allí, surgirán opiniones y/opreguntas de los otros participantes.
Los temas por resolver
Estos se deben formular como preguntas, para que el resto de los participantes puedan preparar sus respuestas. De esta forma se pierde mucho menos tiempo de escritura (si es por chat) o de exposición (si es presencial).
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Lograr el mayor nivel de concentración en los mismos.
Laconcentración es el resultado de una alineación subjetiva de intereses de la persona, hacia uno o varios objetivos dados.
Por ejemplo, cuando nos concentramos al estudiar para un examen, estamos alineando todas nuestros intereses para satisfacer el objetivo de aprobar el mismo.
Nos distraemos cuando esos intereses se desalinean, perdemos la orientación hacia el objetivo y nos enfocamos enotra cosa que no nos ayuda a conseguir nuestro objetivo final.
Una de las razones por las que hacemos esto (sin quererlo, claro está), es porque no consideramos importante el objetivo, frente a otros que sí nos lo parece.
De esto se desprenden dos reglas de oro:
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Nunca dejar de proponer un tema que le parezca importante.y...
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Nunca prejuzgar la importancia de un tema que presenta otro.
Pero acá no acaba la historia. Otra razón importantísima por la que se suele perder la concentración, es el cansancio.
Cuando no nos pudimos preparar mentalmente para la reunión, por la razón que sea... llega el cansancio.
Cuando la extensión de la reunión esmás de lo que uno previó... llega el cansancio.
Cuando la extensión de la reunión es correcta para los otros pero demasiada para mí... llega el cansancio.
Como ven, son muchas las razones por las que puedo cansarme. Regla de oro para evitarlo:
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Siempre consensuar la duración, fecha y hora de comienzo de la reunión...