Reunion

REUNIONES

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DEFINICIÓN Y FUNCIONES DE REUNIÓN

Reunión: es una técnica que permite que personas con
objetivos comunes intercambien información y lleguen a
compromisos colectivos para conseguir las metas fijadas.

• VERTIENTE FORMAL: Difundir información, recoger opiniones,
analizar y resolver problemas, tomar decisiones o trabajar en equipo.
• VERTIENTEINFORMAL: Satisfacer las necesidades humanas de
contacto y afiliación.

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I. ETAPAS PARA EL DESARROLLO DE
I.
UNA REUNIÓN EFICAZ.

II. DIRECCIÓN DE REUNIONES:
II.
– EL CONTROL DE LA REUNIÓN.
– FUNCIONES Y HABILIDADES.

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I. ETAPAS PARA EL DESARROLLO
I.
DE UNA REUNIÓN EFICAZ.
DE
Preparación o planificación.
De desarrollo:Según tipos de reunión (en
función del sentido que recorre la
información).
Fase de cierre y conclusiones.
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1ª Etapa. Preparación o
planificación.
planificaci
Elección del tema y definición de los objetivos, (el
qué y para qué).
Preparación de la información. Documentación y
orden del día.
Determinación de asistentes y su número.
Recursos materiales.Local y medios auxiliares.
Convocatoria.
Determinación del tiempo, global y parcial.
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La convocatoria.
Fecha (completa), hora, duración (no más de 2 horas)
y lugar (dirección).
Tema y objetivo.
Lista de participantes y breve presentación.
Orden del día (de mayor a menor importancia,
distribución temporal).
Confirmación de asistencia.
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2ª Etapa. De desarrollo.
Según el tipo de reunión:
– Reunión de información ascendente (recoger información y

opiniones).
– Reunión de información descendente (transmitir

información).
– Debate entre profesionales.

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TIPOS DE REUNIONES
El director de la reunión se limita a
informar y los asistentes a pedir
aclaraciones.

Se recaban lasopiniones de los
asistentes.

DESCENDENTE

ASCENDENTE
DEBATE

La información circula de
forma horizontal entre los
asistentes.

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TIPOS DE REUNIONES
1. Reunión de Información Ascendente
Moderador: Recaba información de los asistentes: opiniones, datos, impresiones, etc. Es
fundamental que tenga habilidad para hacer preguntas y crear un clima de aceptación.Participantes: Deben participar y responder con sinceridad a las cuestiones planteadas.

• Nº participantes: Pequeño y de “status” homogéneo, evitando que haya jefes y colaboradores.
• Resistencia a dar información, y más aún en público.
• El moderador debe preparar un guión que estimule la participación.

• Actitud positiva, que fomente un clima de confianza, comunicación favorable.
•Mostrar interés por el motivo de la reunión y por la situación de los participantes.
• Control de la comunicación no verbal y habilidad para utilizar preguntas, así como en la capacidad
para evitar enfrentamientos personales.
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Reuniones de información ascendente.
Preparación:
– Guión que estimule la participación.
– ¿Entrevista personal o grupal?.
– Grupopequeño de “status” homogéneo, evitando jefes y

subordinados juntos.

Desarrollo:
– Clima de confianza mutua.
– Mostrar interés por la situación personal o profesional de las

personas.
– Evitar la sensación de interrogatorio.
– Utilización eficaz de las preguntas.
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Tipos de preguntas y su uso
General. Recoger información, opiniones,
estimular laparticipación.
– Fomenta el pensamiento individual.
– Inconveniente, responden los mismos
siempre.
Directa. Fomentar la partición, hacer intervenir a
todos o conocer la opinión de alguien.
– Ordena las intervenciones evitando conflictos.
– Inconvenientes: impresión de “interrogatorio”.
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Abierta. Incita a la reflexión e incita a la
creatividad.
Cerrada. Pretende...