Reunione De Ve

ntaUniversidad del CEMA

DT NEGO – 02
Disparador Temático

Reuniones de Trabajo en Equipo
¿Cómo ser efectivos? Todos hemos asistido a reuniones, algunas productivas y otras tremendamente inútiles. Cuando un equipo de trabajo suele tener reuniones con bajo nivel de eficacia no solo se pierde el valioso tiempo de los que participan de la misma sino que además “todos” están aprendiendo elhábito de la inefectividad colectiva. La reunión es una herramienta muy importante para cualquier profesional que quiera multiplicar sus esfuerzos y logros. El riesgo del fracaso siempre esta latente. Solo una acción proactiva de quienes se declaren responsables de la misma puede alterar este rumbo. Por ello les propongo que “pongan en consideración” las siguientes técnicas de lo que considero unareunión efectiva. Antes de Partir: Invitar Efectivamente Considera las veces en las que fuiste invitado a reuniones. ¿A cuales de ellas asistió con mas “pilas”? A las que se sintió obligado a asistir o a aquellas a las cuales sintió que podría hacer un aporte significativo? No podemos controlar el estado de animo de los demás, lo que si podemos hacer es facilitar el proceso por el cual, las personassiente que están haciendo algo de provecho. Quien convoca a la reunión debe asegurarse: • Invitar a las personas que pueden contribuir al objetivo de la misma • Ser claro en las consignas de la misma Reflexionemos un minuto sobre la forma en la que explican tus invitados su presencia en la reunión. Voy porque teníamos el compromiso asumido con tal persona. Voy porque es una exigencia laboral. Voyporque el tema era interesante. Voy solo porque siempre voy. O, voy para lograr tales objetivos.... La diferencia en el grado de protagonismo puede ser diametral. Y tus resultados también. Primer Paso: Check In Recien llegamos a una reunión, y ya hay muchos riesgos de fracaso debajo de la mesa. ¿Vale la pena intentar algo para resolverlos?. Veamos los mas importantes. Lo quieras o no, cadaparticipante llega con “su radio interna” (historias, preocupaciones, etc.) encendida. Otros tantos llegan a la reunión sin la menor idea de lo que se tratará en la misma o con una interpretación diferente de para que están allí. Lamentablemente muchas veces dejamos estos temas “debajo de la mesa”, ya que no sabemos como tratarlos.
Nota Técnica preparada por el profesor Ignacio Bossi, para ser usada comoDisparador Temático, en las discusiones de los cursos de entrenamientos de Negociación, Liderazgo e Innovación. Copyright  2001 UCEMA. Prohibida su reproducción sin Autorización Página 1 de 5

Universidad del CEMA

DT NEGO – 02
Disparador Temático

La técnica del Check In es una forma de abordar estos temas, facilitando la efectividad grupal al conseguir que durante la reunión todos“estén presentes” en el tema que se trata y no en los problemas de su “radio interna”. Si el grupo elige invertir un espacio de tiempo para que cada uno pueda sucintamente pueda hacer su check in, entonces c/u debe plantearse las siguientes preguntas: 1. ¿Qué circunstancias hacen relevante (para mi y para el equipo) este encuentro? 2. ¿Qué resultado(s) quiero obtener al final de la reunión? 3. ¿Tengoinformación significativa (profesional o personal) para compartir? Nada elimina los riesgos de inefectividad colectiva, esta técnica puede ser una oportunidad. (Ver Capitulo 8 del libro Metamanagement de Fredy Kofman. Segundo paso: Para Qué la Reunión? Para potenciar y focalizar el intelecto de los participantes durante la reunión, debemos establecer claramente: • ¿Para qué estaremos juntos el tiempoque hemos decidido?. • ¿Qué resultados concretos esperamos en la reunión? El grado de satisfacción de cada asistente, terminada una reunión, tiene que ver con las expectativas que traía al comenzar, gestionar las mismas antes de comenzar, facilita los resultados y, luego, el grado de compromiso con las acciones que c/u luego deberá ejecutar. Segundo paso: Cómo?. Coordinando Acciones Cuando...