Reuniones de trabajo efectivas

REUNIONES DE TRABAJO EFECTIVAS

Objetivo: El propósito de una junta determina lo que debe hacerse. Si solamente se desea compartir información, es mejor hacerlo por otro medio. Si se va a tomar unadecisión, deben estar todos y solamente aquellos que tienen la autoridad y responsabilidad para hacerlo. Si es para resolver problemas, hay que favorecer la participación y la creatividad.Participantes: Definir quien será el moderador, quien debe controlar el grupo y ordenar las intervenciones.

Información Previa: Los integrantes se deben de preparar para tomar decisiones o resolverproblemas, cada asistente tiene la responsabilidad de conocer y revisar la información previamente a la junta.

Agenda: Establecer un horario para la reunión y cumplirlo (iniciar y terminarpuntualmente, a la hora establecida.

Horarios (Control de tiempo): Se cuida el tiempo asignado para la presentación de cada tema se cumpla. Una persona puede auxiliar a quien dirige la reunión para dar lapalabra. Apoya a los expositores cuando señalándoles con anterioridad que les quedan 5 ó 3 minutos para que vayan preparando el cierre de su tema. Cuando el tiempo asignado para cada quien se agota, suresponsabilidad es no dejarlo continuar y darle la palabra al siguiente expositor (salvo alguna indicación de quien dirige la reunión).

Requerimientos: Se debe tener todo listo con anterioridad alinicio de la junta: equipamiento (cañón, computadora, bocinas, televisión, DVD, etc.), condiciones de la sala de juntas (iluminación, aire acondicionado, energía eléctrica), mobiliario (mesas, sillas,pantalla), apoyos didácticos (pizarrón, rotafolio con hojas, plumones, hojas blancas, lápices, etc.), refrigerio (café, galletas, agua, etc.).

Minuta de acuerdos: Se debe documentar de modo precisotodo lo que se diga y se acuerde en la reunión. Es la red de ayuda de quien dirige la reunión para que ningún compromiso quede sin responsable y sin fecha de cumplimiento. También puede ocuparse de...