Reuniones efectivas de trabajo

REUNIONES EFECTIVAS DE TRABAJO.
La Reunión:
Es un método que utilizan los equipos de trabajo, para la búsqueda de consenso y de estrategias para la solución de problemas, con el aprovechamiento efectivo del tiempo y de la comunicación en beneficio de la organización y del equipo.
Las reuniones se llevan a cabo con diferentes propósitos dentro de las organizaciones, como lo es:informar, convencer, obtener información, tomar decisiones, sensibilizar o motivar, resolver situaciones de trabajo.
Utilidad de las reuniones:
La realización de reuniones efectivas permite recopilar conocimientos, sugerencias y experiencias de varias personas, para resolver un problema. Abre espacios de participación y cohesión para el logro de las metas. Establece un acercamiento entre losmiembros y el buen manejo de las diferencias. Respeto y tolerancia por las opiniones individuales y las decisiones grupales.
Aspectos a tomar en cuenta en la realización de una reunión efectiva:
* Decidir si es una reunión controlada totalmente con agenda, o mixta (control y participación)
* Conocer el ambiente físico donde se va a realizar
* Hacer los preparativos adecuados (tareas delogística), selección de invitados, medios audiovisuales, convocatoria, ubicación del local, etc.
* Tener estructurada la reunión y establecer los objetivos que va a lograr con la misma y las normas que la van a regir.
* Informarse sobre dirección o conducción de reuniones, si se va a ser el facilitador.
* Si Ud. va a dirigir o coordinar la reunión, tiene que tener presente, lossiguiente pasos:
* Preparar la reunión (recursos humanos y materiales de apoyo).
* Planificar el proceso (cómo se va a desarrollar la reunión, el orden).
* Iniciar y abrir la reunión.
* Ser el moderador a lo largo de la misma.
* Controlar el grupo y ordenar las intervenciones.
* Motivar a la participación.
* Resumir, concluir y llevar nota de los acuerdos.
* Llegar variosminutos antes de la hora señalada para el inicio.
Estructura de una reunión:
Cualquier tipo de reunión puede conducirse y desarrollarse eficazmente, si se sigue la siguiente estructura:
1. Introducción.
La fase introductoria es para informar a los asistentes sobre los antecedentes y ubicarlos en el contexto requerido. La introducción la debe realizar el director o líder formal de lainstancia u organización.
2. Clarificación de expectativas.
Aclarar el propósito u objetivo de la reunión, negociar, para evitar que los asistentes estén esperando logros diferentes al propuesto inicialmente.
En la fase de clarificación de expectativas se debe dar respuesta a las siguientes preguntas:
¿Qué se espera lograr en esa reunión ?
¿Qué se puede lograr realmente en lareunión ?
¿Cuál es el objetivo ?
3. Normas o reglas del juego.
Definir la duración aproximada y acordar las reglas de interacción entre los miembros para el mejor aprovechamiento del tiempo y del trabajo en grupo.
4. Mecánica y metodología a utilizar.
Definir los procedimientos para abordar las actividades previstas en la reunión y cómo se realizara el control de las mismas. Las personasdeben tener claro su rol y conocer la forma como se irán incorporando sus ideas. Por ejemplo, informar si habrá sesión de preguntas y respuestas al final o si es de libre participación.
En este punto se debe dar respuesta a posibles pregunta de los asistentes, tales como:
¿Quién va hacer o decir qué ?
¿Métodos a utilizar ?
¿Mecanismos para analizar problemas y tomar decisiones ?¿Mecanismos de retroinformación o control ?
5. Iniciar el desarrollo de los puntos de la agenda.
Una vez aclarado lo anterior, se entra en materia y se comienza a trabajar de acuerdo a lo pautado en agenda.
6. Mantenimiento del proceso y chequeo de los procedimientos.
El coordinador de la reunión debe estar atento para que la tarea no nos desvíe del objetivo, y si esto se debe a...