Reuniones Efectivas
Páginas: 48 (11792 palabras)
Publicado: 18 de diciembre de 2013
REUNIONES EFECTIVAS
PRESENTACIÓN.
Un autor señala, y con justa razón, que “en cierto modo, se ha convertido ya en un lugar común decir que uno de los fenómenos más representativos de nuestro siglo ha sido el paso desde las formas de trabajo individuales o en pequeños grupos a otras formas de trabajo colectivas, es decir, que requieren la cooperación de un gran número de personas”.Antes de comenzar nuestro curso, analicemos la siguiente situación que los autores Cartwright y Zander plantean: “Si un ocupadísimo marciano hipotético le fuera posible echar una nueva mirada a la gente de la Tierra, probablemente le impresionaría el tiempo que la gente ocupa en hacer cosas en grupo. Notaría que las personas, en su mayoría, se reúnen en grupos relativamente pequeños (...).Observaría que la educación y la socialización de los niños tienen a ocurrir en otros grupos, generalmente mayores, en iglesias, escuelas u otras instituciones sociales, en íntima interdependencia, dentro de asociaciones relativas durables, le intrigaría saber por qué tanta gente pasa tanto tiempo en pequeños grupos que hablan, planifican y están en conferencia”.
Como contraparte de nuestro hipotéticomarciano, nos encontraríamos nosotros, con las interrogantes siguientes: ¿Cuántas veces nos han convocado a una reunión y al final queda la sensación de pérdida de tiempo? ¿Sentimos que no se hizo nada productivo? Y siempre lo mismo.
En realidad esto es algo que le sucede a muchas personas, a muchos ejecutivos, más de lo que imaginamos...
En todo tipo de negocios, sectores productivos,gobierno, etc., las reuniones constituyen el vínculo de intercomunicación más utilizado, mal usado en muchos casos y de gran abuso en otros casos.
Las reuniones no deben convertirse en encuentros de grupos en lucha que produce desgaste entre sus integrantes, quebrantadores de relaciones o simples consumidores de tiempo, recursos y energía, sino que deben se encuentros en donde, además de darlesolución a los principales problemas que aquejan a la empresa, sirvan para coordinar planes y proyectos, exista integración grupal y e individual que conformen un genuino equipo de trabajo.
Este breve curso aborda de una manera práctica y sencilla, cómo planificar, ejecutar y supervisar una reunión, sin importar la institución en donde se deba llevar a cabo o el motivo de la misma, el fin últimoes que usted tenga una “reunión que alcance el éxito”.
1. ASPECTOS IMPORTANTES A CONSIDERAR DE LAS REUNIONES.
Las reuniones y su costo.
Datos estadísticos nos dejan asombrados cuando de reuniones se trata. Solamente en los Estados Unidos de Norteamérica, suceden al día más de 11,000,000 de reuniones. Consumen más del 50% del tiempo de los Gerentes y más del 35% del tiempo de losEjecutivos. Haciendo una relación monetaria, en las reuniones se invierte alrededor del 10% del costo de la planilla de una empresa. El movilizar al personal a una reunión durante una jornada, cuesta dinero, mucho dinero.
En la actualidad, cuando el trabajo en equipo es prioritario para el éxito empresarial, las personas deben reunirse con mucha frecuencia.
En la práctica, resulta difícildeterminar el tiempo que un empleado, unidad u organización debe emplear en reuniones. Todo depende del trabajo que se esté llevando a cabo. Pero en cambio, si es posible determinar la necesidad de la reunión o si ya se han conseguido los objetivos previstos.
¿Para qué son útiles las reuniones?
Una reunión mal organizada no tiene mayor uso que la pérdida del tiempo que provoca a los asistentes.No siempre se pueden evitar reuniones estériles y aburri¬das, y no siempre es fácil trabajar en grupo. Pero resulta que:
• Las reuniones brindan la oportunidad de acceder a información muy importante.
• La relación "cara a cara" de las reuniones permite un rápido convencimiento y una excelente venta de ideas, algo que no se logra a través de los escritos.
• Las reuniones permiten el...
PRESENTACIÓN.
Un autor señala, y con justa razón, que “en cierto modo, se ha convertido ya en un lugar común decir que uno de los fenómenos más representativos de nuestro siglo ha sido el paso desde las formas de trabajo individuales o en pequeños grupos a otras formas de trabajo colectivas, es decir, que requieren la cooperación de un gran número de personas”.Antes de comenzar nuestro curso, analicemos la siguiente situación que los autores Cartwright y Zander plantean: “Si un ocupadísimo marciano hipotético le fuera posible echar una nueva mirada a la gente de la Tierra, probablemente le impresionaría el tiempo que la gente ocupa en hacer cosas en grupo. Notaría que las personas, en su mayoría, se reúnen en grupos relativamente pequeños (...).Observaría que la educación y la socialización de los niños tienen a ocurrir en otros grupos, generalmente mayores, en iglesias, escuelas u otras instituciones sociales, en íntima interdependencia, dentro de asociaciones relativas durables, le intrigaría saber por qué tanta gente pasa tanto tiempo en pequeños grupos que hablan, planifican y están en conferencia”.
Como contraparte de nuestro hipotéticomarciano, nos encontraríamos nosotros, con las interrogantes siguientes: ¿Cuántas veces nos han convocado a una reunión y al final queda la sensación de pérdida de tiempo? ¿Sentimos que no se hizo nada productivo? Y siempre lo mismo.
En realidad esto es algo que le sucede a muchas personas, a muchos ejecutivos, más de lo que imaginamos...
En todo tipo de negocios, sectores productivos,gobierno, etc., las reuniones constituyen el vínculo de intercomunicación más utilizado, mal usado en muchos casos y de gran abuso en otros casos.
Las reuniones no deben convertirse en encuentros de grupos en lucha que produce desgaste entre sus integrantes, quebrantadores de relaciones o simples consumidores de tiempo, recursos y energía, sino que deben se encuentros en donde, además de darlesolución a los principales problemas que aquejan a la empresa, sirvan para coordinar planes y proyectos, exista integración grupal y e individual que conformen un genuino equipo de trabajo.
Este breve curso aborda de una manera práctica y sencilla, cómo planificar, ejecutar y supervisar una reunión, sin importar la institución en donde se deba llevar a cabo o el motivo de la misma, el fin últimoes que usted tenga una “reunión que alcance el éxito”.
1. ASPECTOS IMPORTANTES A CONSIDERAR DE LAS REUNIONES.
Las reuniones y su costo.
Datos estadísticos nos dejan asombrados cuando de reuniones se trata. Solamente en los Estados Unidos de Norteamérica, suceden al día más de 11,000,000 de reuniones. Consumen más del 50% del tiempo de los Gerentes y más del 35% del tiempo de losEjecutivos. Haciendo una relación monetaria, en las reuniones se invierte alrededor del 10% del costo de la planilla de una empresa. El movilizar al personal a una reunión durante una jornada, cuesta dinero, mucho dinero.
En la actualidad, cuando el trabajo en equipo es prioritario para el éxito empresarial, las personas deben reunirse con mucha frecuencia.
En la práctica, resulta difícildeterminar el tiempo que un empleado, unidad u organización debe emplear en reuniones. Todo depende del trabajo que se esté llevando a cabo. Pero en cambio, si es posible determinar la necesidad de la reunión o si ya se han conseguido los objetivos previstos.
¿Para qué son útiles las reuniones?
Una reunión mal organizada no tiene mayor uso que la pérdida del tiempo que provoca a los asistentes.No siempre se pueden evitar reuniones estériles y aburri¬das, y no siempre es fácil trabajar en grupo. Pero resulta que:
• Las reuniones brindan la oportunidad de acceder a información muy importante.
• La relación "cara a cara" de las reuniones permite un rápido convencimiento y una excelente venta de ideas, algo que no se logra a través de los escritos.
• Las reuniones permiten el...
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