Reuniones efectivas

Reunión Eficaz

Reunión:
una reunión puede definirse, según www.wikipedia.com, como el “evento en que dos o más personas se juntan para discutir un tópico predeterminado tal como la planificación de un evento de negocios, evento de la comunidad, etc. normalmente de manera formal”. Predeterminado significa que ya es conocido con anticipación.

Otra definición de los autores Vanderhaar, Riggs(2001), es “Juntarse unos con otros”, y afirman que "se realiza para cumplir una meta de un grupo de personas, tomar decisiones, y tomar acciones, compartir información, identificar, desarrollar o juntar ideas, para buscar el apoyo del grupo u organización en el logro de una meta".
Una reunión es un acto o proceso por el que un grupo de personas se unen, como un conjunto, con un propósito comúnEs la agrupación de varias personas en un momento y espacio dados, voluntaria o accidentalmente. Puede llevarse a cabo de manera organizada y planificada, con un objetivo delimitado y con un tiempo de duración planeado, pero también puede darse de manera espontánea, por razones casuales y sin mayores propósitos.(  Merriam-Webster Dictionary)

 
Los tipos de reuniones:

Entrega deinformación
Durante una reunión de entrega de información, el líder puede presentar hechos, demostrar un procedimiento de trabajo, introducir una nueva política de trabajo o dar una charla de motivación. Este tipo de reunión se utiliza cuando los participantes conocen poco o nada sobre el tema. La información presentada debe ser bien organizada, concisa y clara. Se debe centrar en unos pocos temas clave. Lalista de instrucciones complejas o datos puede presentarse mejor por medio de memos o de informes.
Recepción de información
Las reuniones para recepción de información se denominan algunas veces reuniones consultivas. El líder busca en ellas datos, ideas, hechos y opiniones de las personas con el fin de tomar una decisión. El líder se basa en los conocimientos, experiencia y visión de todos losparticipantes.
Las reuniones de recepción de información requieren sensibilidad especial por parte del líder. La discusión personal abierta y honesta es esencial para el éxito de este tipo de reunión. El líder debe animar la discusión y hacer preguntas abiertas para poder extraer la información de los participantes y así obtener su conocimiento y expertismo. Las preguntas de tipo abierto sonaquellas que contienen las palabras, quién, qué, cómo, dónde y por qué. "¿Qué otros aspectos de esto se pueden considerar? " "¿Cómo se podría hacer esto entonces?"
Solución de problemas
Las reuniones para la solución de problemas requieren las mejores habilidades de parte del líder, quien debe intervenir junto con los participantes para desarrollar un plan que resuelva un problema. El líder debeproporcionar la información básica necesaria y los participantes sugerir ideas y explorar posibilidades. El papel más importante del líder es hacer que la reunión avance a la consecución de la meta. Debe hacer preguntas como "¿Será esta una solución factible?" "¿Qué relación tiene esto con la idea?" "Otra compañía lo hace de esa forma; ¿es posible en nuestro caso?" "¿Y cuáles de estas dossoluciones consideran ustedes que es la mejor?", para conseguir que la discusión fluya y poder extraer de todos los participantes su conocimiento y opiniones.

Una clasificación de las reuniones podría ser:
Por su objetivo o finalidad
A) Informativas
El objetivo de la reunión es transmitir a un Claustro o Equipo docente una información que es necesaria o conveniente. La reunión se limita a que lapersona o grupo de personas que deben dar la información, la comuniquen y resuelvan las dudas o contesten a preguntas sobre el tema objeto de información.
Este tipo de reuniones tiene tres momentos:
1.° Comunicación de la información por parte del director de la reunión o responsable de la información.
2.° Rueda de presentación de dudas y preguntas.
3.° Contestación a las diferentes dudas o...