Reuniones efectivas

Pasos para Realizar Reuniones
Pasos
Identifique las Metas y
Objetivos de la Reunión

Elija los Participantes
Adecuados

Elabore una
agenda

Revise la Agenda y las
Normas
BásicasPlanifique Tiempo
Suficiente para
Desarrollar el Trabajo

Desarrolle y Distribuya un
Resumen de la Reunión

Evalúe la reunión

Descripción de Cada Paso
¿Qué desea lograr en la reunión?
Considerecuánto tiempo tiene.
¿Qué cantidad de trabajo guarda relación con el
tiempo que tiene?
Dependiendo de sus metas para la reunión, puede invitar
al público en general, patrocinadores, líderesespecíficos
de la comunidad, etc.
Invite y publicite – Anuncie la reunión en forma
anticipada de modo que el público-meta sepa
que se va a realizar y tenga el tiempo suficiente
para planificarla.
Laagenda debería entregar la siguiente información:
Declaración de metas y objetivos para la reunión
Lista de acciones a seguir – cosas que le
ayudarán a lograr sus metas y objetivos
Lista departicipantes por adelantado, con Roles y
Responsabilidades (líder, facilitador, secretario)
Las normas básicas son importantes de modo que todos
se sientan cómodos para participar activamente en eldebate.
Por ejemplo:
1. La reunión comenzará y terminará en forma puntual.
2. Sólo una persona hablará a la vez.
3. Los participantes escucharán activamente al
expositor.
4. Los temas que no serelacionen con la agenda serán
aplazados para otro debate.
Durante la reunión, contemple que haya tiempo para:
Generar ideas
Debatir
Tomar decisiones o lograr consensos
Cerrar el debate
Determinarlos pasos a seguir (De ser necesario,
acuerde una reunión futura)
Este documento ayudará a los participantes de la reunión
a recordar qué se ha debatido y decidido en ella. Debería
haber unsecretario que tome notas durante la reunión
para mantener un registro histórico de los debates.
Pregúntese:
¿Se cumplieron las metas y objetivos?
¿Se abordaron todos los puntos de la agenda?...