Reuniones eficientes

CONSEJOS PRACTICOS PARA REUNIONES EFICIENTES

Las reuniones son necesarias para mantener la comunicación en la empresa, realizar el trabajo en equipo y son de tanta importancia como cualquier otraactividad clave de la empresa ya que en ellas se: toman de decisiones, solucionan de problemas, intercambia información, planifica, entre otras.
Las reuniones sólo deben realizarse si realmente sonnecesarias. Debemos tratar los temas que son del interés de todos primero y luego los que son más particulares, esto es para que las personas que no se les requiere estar en la reunión completa puedanretornar a sus puestos de trabajo.
Si se generan compromisos durante la reunión, estos deben quedar asignados e incluidos en un plan de acción en donde se establezca cómo mínimo el responsable y lafecha estimada de término. Lo ideal en este aspecto sería que cada participante tenga asignado uno de los puntos para que todos se envuelvan en la dinámica de la reunión. Las decisiones a que hallegado el equipo deben ser documentadas.
Tomando en cuenta que una reunión eficiente es una excelente herramienta de comunicación el foco suyo como organizador debe ser “eficientizar” más su trabajo y elde los demás, para lograrlo se recomienda seguir los siguientes pasos:

* Conocer el propósito de la reunión y cuál es nuestro propósito al asistir
* Ceñirse al objetivo de la reunión sincaer en casuística (situaciones que ocurren en una o muy pocas ocasiones)
* Tratar temas de interés general para el grupo, evitar caer en objetivos específicos de un grupo muy reducido que generenpérdida de interés en el resto (temas específicos deben ser tratados solo entre los directamente implicados y en general se recomienda no caer en nueva reuniones, utilizar celulares, mails…)
*Para cada reunión deben establecerse reglas.
* Asignar un moderador que lleve o controle el tiempo de reunión
* Obtener toda la información que debemos llevar
* Conocer la agenda que se...