Revision Y Despacho De Documentos

SENA
SENA VIRTUAL
ADMINISTRACION DOCUMENTAL
BOGOTA
2012

OBJETIVO GENERAL

Identificar las formas de envió de los documentos en diferentes formatos para que no se deterioren, como la empresa en que laboramos hace esta función tan importante a la hora de transportar documentos.

OBJETIVO ESPECIFICOS

* Reconocer las formas de embalaje de los diferentes tipos de documentos paraconservarlos a máximo.

* Valorar el transporte de documentos como parte importante de recepción y envió de documentos

* Relacionar por medio de los conocimientos adquiridos las actividades que tiene nuestra organización en cuestión de envió de documentos.

1. En el momento de efectuar él envió de documentos es importante precisar el embalaje, puesto que este debe adaptarse a laforma, a la naturaleza del contenido y a las condiciones del transporte, teniendo en cuenta lo anterior documéntate y:

Aprecia los requisitos que debe reunir el adecuado acondicionamiento de los envíos.

R// • Clase de correspondencia que maneja la entidad
• Uso o finalidad que se le dará
• Requisitos de presentación formal
• Tramite
• Normas legales deconservación
• Control y firma
• Registro de control de envió de documentos
• Contratación de empresas especializadas
• Método de empaque y embalaje
• Peso y porteo de documentos.

CLASES DE EMBALAJE:
Embalaje primario. Que es el empaque que está en contacto directo con el producto

Embalaje secundario. Que es el que se utiliza para transportar embalajes primarios oproductos dentro de sus envases.

Embalaje terciario o reembalaje. Transporta varios embalajes secundarios.

Reglas generales

El funcionario debe estar capacitado para embalar el producto y transportarlo evitando daños en la mercancía.

• Utilice tubos triangulares, y no cilíndricos tipo tubo, para embalar rollos de planos, mapas o proyectos.

• Escoja el tamaño del embalajeen función del contenido. Las cajas semivacías es probable que se desarmen y las demasiado llenas que exploten.

• Utilice cajas de cartón corrugado, con forros externos de gran resistencia. Utilice cartón de doble capa, idóneo para pesos grandes.

• Asegúrese de que los líquidos sean embalados en contenedores anti goteo, acompañados de un material interno ligero y fuerte (porejemplo, espuma de...

1.1 Establece la forma correcta de embalar impresos, objetos pequeños; documentos de gran tamaño como planos, mapas, fotografías, documento que no pueden doblarse, ni enrollarse, objetos frágiles, líquidos y polvos secos

EMBALAJE
Prepara la carga en la forma más adecuada para su transporte en los modos elegidos para su despacho al exterior y para las distintasoperaciones a que se someta durante el viaje entre el exportador y el importador

Documentos Impresos. Ate los materiales impresos juntos para prevenir que se desplacen. Amortigüe suficientemente el paquete antes de empaquetarlo dentro de una caja exterior de cartón ondulado de doble pared.

Mapas y Planos
Enrolle sus mapas, planos y proyectos e introdúzcalos en un tubo que no sea cilíndrico.Selle ambos lados del tubo.
• Obras de arte. Aplique cinta selladora de forma cruzada en la superficie de cristal para prevenir que se raje.
• Fotografías y Carteles. Coloque los artículos planos dentro de un material rígido como contrachapado, plástico o capas de relleno en fibra de madera; como alternativa, coloque el material impreso entre piezas de relleno ondulado y selle ambos materialesunidos en todas las juntas.
• Películas sin revelar. Destacar el marcado del paquete que contenga películas sin revelar. Hay disponibles etiquetas especiales
• Instrumentos Musicales de Cuerda. Afloje la tensión de las cuerdas para eliminar la tensión en el mástil del instrumento.
• Productos Enrollados. Junte los productos enrollados utilizando varias capas de película de plástico o papel...