Revista


INTEGRACIÓN DE LOS ARCHIVOS.
El archivo es un todo formado por cuatro elementos principales, cuya función específica tiene mucha importancia para lograr su objetivo, que es el de proporcionar en cualquier momento la información requerida.
Tales elementos básicos son:
1.-LOCAL. El local destinado a oficinas de archivos debe tener una capacidad de acuerdo con el volumen de la documentaciónque vaya a contener; por tanto la que recibe en un principio, así como la que es de esperarse en el futuro por el crecimiento normal de la empresa o la dependencia. El local debe contar con una buena orientación, con ventilación adecuada y suficiente luz ya sea natural o artificial, según el tipo de mobiliario que se utilice. Además, se deben proteger; al archivo de los peligros que ofrecen susprincipales enemigos: el fuego, la humedad, el polvo y a veces hasta la luz, cuando los rayos solares afectan directamente el contenido de los archivos.
2.-MOBILIARIO Y EQUIPO. La importancia de este elemento radica en dos razones principales:
Deben proteger y conservarlos documentos contra sus principales enemigos.
Deben de facilitar el manejo de la documentación.
Entre los diversos tipos demuebles tradiciones, consideramos principalmente los siguientes:
a) Muebles seccionales verticales o archiveros.
b) Cajas o secciones de trasferencia.
c) Cajas clasificadas de tarjetas o tarjeteros.
d) Muebles para registros de sistema horizontal visible.
e) Muebles y accesorios diversos.
3.- DOCUMENTACION. Es el principal de los elementos que integran un archivo, pues sin ellos no habría motivopara organizarlo. Todo tipo de labores que requiere del empleo de documentos implica la necesidad de conservar estos en lugares seguros y accesibles.
Hemos de entender por documentación al conjunto de documentos o escritos mediante los cuales podemos comprobar o tramitar algo.
Las oficinas, la documentación se origina en dos fuentes: la correspondencia que se recibe y la que se elabora en lapropia empresa; por tanto, este elemento aumenta constantemente su volumen.
La documentación recibe diferentes nombres, según el asunto que trate, de acuerdo en la oficina en la que se tramite.
Nombre
Procedencia del asunto
Ejemplos.
oficial
Oficinas gubernamentales
Oficios, acuerdos, informes y dictámenes.
mercantil
Organizaciones
Cartas, notas de pedido de remisión y facturasindustrial
Fabricas
Ordenes de fabricación y control de calidad.
financiera
Varios
Cheques, pagares, bonos, giros y acciones.
contable
Oficina de contabilidad
Balances y estados de resultado.
particular
Personas o familias
Acta de nacimiento, comprobante de servicios, cartas personales.

En el proceso de integración de los archivos intervienen los siguientes elementos:
Asunto: es la partemedular del contenido del documento.
Documento: generalmente es un escrito.
Expediente: es el conjunto de documentos referentes a un mismo asunto.
Gaveta: lugar para colocar los expedientes previamente clasificados.
Archivo: conjunto de expedientes debidamente clasificados y registrados para su fácil consulta.
4.- PERSONAL. Cuatro características muy importantes necesita la persona que sededica a ejercer labores en la oficina de archivo.
Debe ser técnico en la materia; es decir necesita dominar lo referente a la clasificación, el registro o catalogación, formación de expedientes, manejo, conservación y control de los documentos.
Debe tener nociones de organización general y dominio de las siguientes asignaturas:
Aritmética, geografía, historia, español y por lo menos un idiomaextranjero.
Debe poseer cualidades de integridad y solvencia moral principalmente honradez y discreción.

1. EJERCICIOS.

Escribe por que la documentación aumenta constantemente su volumen: por el archivamiento de los documentos recibidos y por los expedidos en la misma empresa.
Escribe que tipo de documentación se tramitara posiblemente en los siguientes centros de trabajos.

La nacional,...