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Los archivos de documentos electrónicos:
autentificación, preservación,
organización y acceso
Miguel Ángel Esteban
Departamento de Ciencias de la Documentación,
Universidad de Zaragoza

Objetivos
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Incidir en la necesidad de archivar documentos electrónicos.
Delimitar qué es un archivo de documentos electrónicos.
Describir el método de gestión archivísticade documentos
electrónicos: acciones y elementos.
Detallar un programa de autentificacion y conservación para
garantizar la permanencia del servicio de información.
Describir los métodos propuestos para garantizar la
permanencia y el acceso de los documentos digitales.
Suministrar criterios y pautas para elaborar un plan de
formación de un archivo de documentos electrónicos.
Informar sobreexperiencias y proyectos en curso.

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¿Por qué “archivar” documentos digitales?
n

Para garantizar la permanencia por su valor:
– Informativo.
– Administrativo.
– Legal.
– Cultural (patrimonio histórico -artístico).
histórico-

n

Complementario pero distinto: digitalización
de documentos no electrónicos:
– para facilitar su acceso y difusión
– como copia de seguridad.

nArchivar Internet (www.archive.org).
(www .archive.org).

Ley 30/1992, de 26 noviembre, art. 45.5
“Los documentos emitidos, cualquiera que sea su soporte,
por medios electrónicos, informáticos o telemáticos por las
Administraciones Públicas, o los que éstas emitan como
copias de originales almacenados por estos mismos medios,
gozarán de la validez y eficacia del documento originalsiempre que quede garantizada su autenticidad, integridad
y conservación y, en su caso, la recepción por el
interesado, así como el cumplimiento de las garantías y
requisitos exigidos por esta u otras Leyes”.
(Art. desarrollado por el R.D. 263/1996, de 16 de febrero, por el que se regula la
utilización de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas por la Administración
General del Estado).2

Definición de archivo
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n

Reunión de documentos de producción involuntaria
y espontánea por un individuo o una institución
como apoyo y testimonio de su actividad.
Que se conservan en un depósito mediante:
– un proceso de reunión, selección y expurgo;
– adecuado para garantizar su conservación física;
– una organización basada en la identificación y respeto de
su modo deproducción;
– con reglamento y medios adecuados de acceso.

n

Con el fin de permitir su conservación y uso.

Diferencias entre archivo y biblioteca
n

ARCHIVO
– Reunión.
– Documentos espontáneos,
únicos y orgánicos.
– Valor administrativo, legal,
informativo y cultural.
– Conservación permanente.
– Organización según
procedencia y modo de
producción.

n

BIBLIOTECA
–Colección por selección.
– Documentos voluntarios, de
pleno significado y repetibles.
– Valor informativo y cultural.
– Conservación provisional.
– Organización mediante el
control del vocabulario que
representa su forma y
contenido.

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El documento electrónico de archivo
n

El documento electrónico de archivo posee los
mismos rasgos que el resto de los doc. de archivo:
doc.
–
–
–
–n

Involuntariedad en la producción
Unicidad e irrepetibilidad.
irrepetibilidad.
Organicidad: agrupaciones documentales.
Valor probatorio.

Creación, conservación, transmisión y acceso
mediante instrumentos de codificación:
– Materiales: ordenadores, periféricos y redes.
– Lógicos: sistemas operativos, aplicaciones informáticas
y protocolos de comunicaciones.

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Soporte defijación magnético u óptico.

El archivo de documentos electrónicos
Conjunto de documentos producidos, recibidos o
reunidos por una persona física o jurídica de modo
involuntario, natural y espontáneo en el transcurso, y como
apoyo, de su actividad, de la que es testimonio, haciendo
uso de la electrónica; que se conservan y transmiten
electrónica;
también mediante medios electrónicos en...