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Las fuentes de información interna de la empresa
La información es fundamental a la hora de tomar decisiones empresariales; lo que quiere decir que una información precisa y accesible nos ayudará a realizar una correcta elección. Por ello qué mejor manera que empezar por saber qué es lo que ocurre en nuestra propia empresa.
En las empresas, la información adquiere un papel primordial a la horade dirigir y gestionar la actividad de las mismas. Una buena información nos hará conocer la realidad de nuestro entorno y nos permitirá adelantarnos con rapidez y eficacia a los cambios, los cuales cada día son más frecuentes.
Para conseguir las metas marcadas y prevenir los futuros cambios del entorno será necesario realizar una recogida de información, tanto del exterior como del interior dela empresa. Y para ello necesitaremos conocer y saber gestionar las fuentes de información existentes.
Desde un punto de vista empresarial, la fuente de información es “el documento, obra o material que sirve de información o de inspiración para la toma de decisiones de la empresa”.
Como ya hemos citado anteriormente, las fuentes de información de la empresa se dividen en externas e internas,pero en este artículo nos centraremos en las segundas.
Las fuentes internas, son aquellas que se encuentran dentro de la propia empresa y pueden ser escritas, personales o audiovisuales. Estas fuentes internas se dividen en primarias y secundarias.
Primarias:
Las fuentes primarias internas, son aquellas informaciones que la empresa recopila directamente; creando una información nueva y original.Son datos que no existen y que se crean expresamente para su estudio y análisis. Estas fuentes las podemos dividir según quien sea el público interno emisor:
- Fuerza de ventas: captación de nuevos clientes, pedidos de venta, información sobre la competencia, reclamaciones y quejas de clientes…
- Personal de administración: fichas de clientes y proveedores, registro de ventas y de envíos,registros contables, registros de producción…
- Personal de producción: partes de averías, partes de entradas y salidas de almacén, partes de horas máquina y horas hombre…
Secundarias:
Se entiende por fuentes de información interna secundarias a toda aquella información que ya ha sido procesada con anterioridad. Es decir, cualquier soporte de información que posea la empresa diferente a los datosbásicos de estudio. Entre estas fuentes podremos encontrarnos con:
- Informes de marketing y comerciales
- Informes contables.
- Informes económicos-financieros.
- Informes de comunicación.
- Informes de producción y logística.
- Informes de recursos humanos.
- Informes jurídicos.
- Informes de calidad y seguridad alimentaria.
- Cuadro de mandos integral.
-Hoy en día contamos con las nuevastecnologías informáticas como el Sistema de procesamiento Transaccional (TPS), el Sistema de Información Gerencial de la Empresa (MIS), los CRM, ERP, las Intranets… que nos ayudarán a añadir valor a la empresa y poder gestionar y transformar rápidamente datos en información válida para cada una de las estructuras jerárquicas de la misma.
Como se puede apreciar, existe una gran cantidad de fuentesde información dentro de la propia empresa, que bien gestionadas, mediante la instauración de un sistema de información sencillo y operativo, se convertirán en un activo vital que mejorará la eficiencia de la misma. Pero para sacarle el máximo partido a toda esa información tendremos que conocer previamente quiénes son nuestros destinatarios, qué información precisan y qué canales emplean.
Lasfuentes de información externa de la empresa
Las fuentes de información externa de la empresa nos permitirán satisfacer unas necesidades informativas y proporcionarán a la gerencia una información actualizada, relevante, fiable y válida imprescindible para la resolución de problemas y una óptima toma de decisiones.
Las empresas deben conocer lo que ocurre a su alrededor para estar preparadas...