SALIDAS 9.1 PMBOOK









PLANIFICACION Y GESTIÓN DE
REUNIONES EFICACES

ÍNDICE


REUNIONES EFICACES
TIPOLOGÍA DE REUNIÓNES

LA ESTRUCTURA DE LA REUNIÓN
CONTENIDO
PROCESO
PARTICIPANTES
AMBIENTE
ESQUEMA DE LA REUNIÓN EFICAZ
CONVOCAR LA REUNIÓN

LA COORDINACIÓN
CARACTERÍSTICAS DEL COORDINADOR
ESTRATEGIAS DE COORDINACIÓN
GESTIONAR EL TIEMPO DURANTE LA REUNIÓN
GUÍAS PARA ELMODERADOR
CREACIÓN DE CONSENSO
GENERACIÓN DE IDEAS
ANALISIS Y EVALUACIÓN DE LA REUNIÓN
CÓMO PODEMOS AHORRAR TIEMPO


OBJETIVOS


1. Analizar los diferentes tipos de reuniones en función de los objetivos a alcanzar a través de las mismas.
2. Definir los principales aspectos a considerar a la hora de preparar una reunión
3. Potenciar las habilidades comunicativas y relacionales necesarias parala adecuada gestión de una reunión
4. Desarrollar estrategias para gestionar de manera adecuada, los distintos problemas que aparecen en una reunión.
5. Conocer y aplicar técnicas de participación y dirección de reuniones en función del número y tipo de asistentes a las mismas.
6. Generar compromisos y planes de acción a través de actas, estableciendo sistemas de seguimiento adecuados.REUNIONES EFICACES

Una reunión no genera, por sí misma, una acción o decisión por lo que, antes de decidir hacerla y para lograr la máxima productividad posible, se debería contestar si es un buen método para alcanzar un objetivo (si es necesaria), cuál es su finalidad (que es lo que queremos lograr), si hay otras alternativas menos gravosas (teléfono, Internet...), si se disponen de losmedios necesarios para satisfacer las necesidades para lograr la finalidad (momento adecuado) y si “hay obstáculos” que impidan su éxito.

Si tras estas cuestiones se decide hacerla, hay que desarrollar su planificación estratégica. Una reunión comienza con su preparación y finaliza cuando se han conseguido cumplir las decisiones adoptadas.

Aunque las reuniones comparten características comunes,su estructura difiere según sea el propósito y las herramientas elegidas para llevarla a buen término.

¿Qué es una reunión?
❏ Es una actividad y una herramienta
❏ Se da en una situación de grupo
❏ En un tiempo y espacio determinado
❏ Tiene un objetivo específico



TIPOLOGÍA DE REUNIÓNES

La finalidad de las reuniones informativas es dar y/o recibir formación y datos necesarios parala vida de un grupo. Para poder hacerlas se debe considerar los diversos niveles de conocimientos previos de los asistentes, las diferencias individuales a la hora de entender la
información, el diverso grado de beneficio que tendrán los participantes y la necesidad de adaptar la información a los asistentes.

Esta información puede ser unidireccional, en la que hay un ponente que se dirige alresto de asistentes, uno habla y el resto sólo escucha. En este caso la interacción es visual y el estilo es útil cuando el número de asistentes es elevado. En este tipo de reunión no hay conclusiones ni acuerdos. Un ejemplo sería una junta de accionistas o la presentación de conclusiones definitivas al acabar una reunión plenaria en un congreso de un partido político. Permite enviar información enun tiempo mínimo y a una gran cantidad de personas.

La información también puede ser recíproca, en la que se da la interacción en los dos sentidos, el director recibe del auditorio pero, también, escucha y hace preguntas. Un ejemplo pueden ser los cursos con un limitado número de alumnos.

Durante los intercambios de puntos de vista se busca que los asistentes, en plena libertad deexpresión, analicen un tema desde diversas visiones para encontrar puntos de acuerdo generales. Tras las decisiones de las reuniones y la puesta en marcha de los acuerdos, hay que realizar evaluaciones de cómo se están aplicando o desarrollando. No son reuniones para oír excusas, sino razonamientos de los problemas que dificultan el desarrollo de un proyecto por lo que deben de asistir las personas...