SAP MM




Curso 01
Introducción













Introducción al Proceso de Compras


La integración de las áreas de Compras, Manejo de Inventarios, Cuentas por Pagar y Contabilidad General permite el control sobre compras globales de materiales estratégicos, el establecimiento de programas de compras, la realización de negociaciones centralizadas, el establecimiento de políticas deinventario que soporten las necesidades del negocio y la centralización de las cuentas por pagar en una base de datos común, logrando reducir la duración del ciclo requisición – entrega - pago y la disponibilidad de la información en todo momento.
El proceso es iniciado con la necesidad de un material o servicio. A partir de ésta se genera una Solicitud de Pedido que una vez que sea aprobada, seconvertirá en un Pedido formal. El área de Compras establece si un Pedido puede ser colocado utilizando una oferta existente o si es necesario crear Peticiones de Oferta adicionales. Una funcionalidad importante del proceso automatizado de compras es optimizar la labor del área, desde la generación de Solicitudes de Pedido hasta la impresión de los Pedidos, pasando por contratos en caso de existirel mismo.
Después de que el pedido ha sido creado, el proveedor asignado lo recibe y con base en éste, abastece el material o proporciona el servicio requerido.
El área de Manejo de Inventarios es la encargada de verificar cantidad y calidad de materiales recibidos y de mantener actualizados los registros de estos, que incluyen los movimientos de recepción y entrega, permitiendo contar coninformación actualizada de las existencias para la consulta, análisis y control del inventario.
El área de Cuentas por Pagar se verifica que la factura coincida con el pedido y la entrega de mercancía, en cuanto a precio y cantidad de los materiales recibidos, a fin de iniciar el procesamiento de pago de la factura al proveedor. Si alguna de las condiciones preestablecidas no se cumple, el pago serábloqueado automáticamente hasta la corrección de las diferencias. En el sistema SAP se verifica la disponibilidad de efectivo en las cuentas de banco, a fin de poder emitir cheques y transferencias electrónicas con fondos suficientes para la operación.
Por todo lo anterior, se puede afirmar que existe una estrecha relación entre las áreas de Compras, Inventarios, Cuentas por Pagar y otras áreastales como:
Manejo de Caja, en cuanto a reserva de fondos y manejo de presupuestos.
Proyectos, con la asignación del número destinado para la compra de publicidad o activos fijos.
Contabilidad General, al contabilizar la salida y entrada de efectivo o registros que afectan a una cuenta.
Asimismo, estas áreas reciben y proporcionan información a agentes externos como proveedores y generanafectaciones contables en centros de costos y/o beneficio.
Con la integración de este proceso podemos contar con:
Una operación respaldada en políticas y normas.
Un sistema administrativo integrado.
Una base de datos común.
Procesamiento de la información en tiempo real con acceso a todos los usuarios autorizados.
Operaciones registradas desde su origen.
Control interno incorporado en losprocesos.
Información oportuna para la toma de decisiones y evaluación.
Panorama de Gestión de Materiales

El proceso de gestión de materiales incluye la compra de materiales o servicios, recepción de materiales y control de inventarios.
Este proceso se inicia cuando una unidad comercial, centro de producción o dependencia identifica una necesidad de material o servicio y genera una solicitud depedido detallando las especificaciones del material. La solicitud de pedido debe pasar a través de un proceso de liberación para ser aprobada. Una vez aprobada la solicitud de pedido puede dar origen a dos procesos:
En caso de no contar con una fuente de aprovisionamiento o si se desea buscar otros proveedores del material requerido, se inicia el proceso de negociación con un nuevo proveedor a...