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Administración de Proyectos de Software - PMI

Tema: Cierre de Proyectos

Autor: Mario Hernández

Proceso de Cierre de Proyecto o Fase
La fase de cierre se inicia cuando se completa la ejecución del proyecto y el
cliente acepta el resultado. El propósito de realizar de realizar un cierre formal,
adicionalmente a ser un escenario de verificación de cumplimiento de objetivos y
criteriosde éxito, es aprender de la experiencia ganada en el mismo, con el fin de
mejorar el desempeño en el futuro. Por lo tanto, las actividades relacionadas con
la terminación del proyecto se deben identificar e incluir en el plan de línea base.
Estas actividades pudieran incluir organizar y archivar documentación del
proyecto, recibir y hacer los pagos finales y realizar reuniones de evaluaciónposteriores a la terminación del proyecto, tanto dentro de la organización del
contratista como en la del cliente.
Cierre de proyecto o fase es el proceso de finalizar todas las actividades
vinculadas a los grupos de procesos de gestión de proyectos, para formalmente
completar el proyecto o fase. Al cerrar el proyecto, el gerente de proyecto debe
revisar toda la información previa de loscierres de fases anteriores, para estar
seguro de que todo el trabajo está completo y que el proyecto ha cumplido sus
objetivos. En razón a que el alcance del proyecto fue definido en el Plan de
Proyecto, el Gerente de Proyecto revisará el documento en mención para
asegurarse de la finalización antes de considerar el cierre de proyecto. El proceso
de cierre de proyecto o fase también establece elprocedimiento para investigar y
documentar las razones para las acciones tomadas, si es que un proyecto es
terminado antes de su finalización.
Esto incluye todas las actividades necesarias para un cierre administrativo del
proyecto o fase, incluyendo metodologías paso a paso que direccionan:


Acciones y actividades necesarias para satisfacer criterios de finalización o
terminación parala fase o proyecto.



Acciones y actividades necesarias para transferir los productos, servicios o
resultados del proyecto a la próxima fase o a producción y/o operación.



Actividades necesarias para recoger registros de proyecto o fase, auditar el
éxito o falla del proyecto, reunir lecciones aprendidas y archivar información del
proyecto para uso futuro de la organización.Desarrollo del documento de Cierre de Proyecto
El entregable de cierre de proyecto debe ser generado por el líder del proyecto al
final del proyecto, para registrar y hacer una revisión de lo que ocurrió durante su
ejecución y decidir como maximizar el valor del proyecto. El documento debe
derivarse teniendo como referencia los entregables Plan de Proyecto, Plan de
Calidad y Plan de Riesgos, demanera conjunta con la formalización de cambios
aprobados.
El documento debe ser revisado en la reunión de cierre de proyecto y las
recomendaciones de la reunión, conjuntamente con el documento de cierr e deben
ser presentados al comité del proyecto, financiador del proyecto o cliente para
permitir entonces que formalmente el proyecto sea cerrado (el entregable por
supuesto tendrá las firmasde aprobación).
Otra importante razón para originar este entrega ble es asegurarse de compartir las
mejores prácticas entre diferentes proyectos a través de las lecciones aprendidas
que lega cada proyecto.
Seguidamente se da una guía del contenido y razón de ser de cada una de las
secciones del entregable de cierre de proyecto:

Logros contra objetivos establecidos
Exponer los objetivosdefinidos en el plan de proyecto y establecer brevemente
cómo fueron alcanzados (o no) o qué fue cambiado.

Entregables
Establecer los entregables tal como fueron relacionados en los planes de proyecto
y calidad y su estado final (completado, abandonado, pospuesto, cerrado). A
manera de ejemplo se refleja una sección de la tabla en mención incluida en el
entregable de un proyecto real....