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Cómo archivar documentos
Creado por Zaira
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Archivar implica almacenar o preservar información. Las organizaciones convierten documentos en papel a digital diariamente, paraaumentar la vida útil de los mismos. Esto, junto con la inmensa cantidad de datos que se generan a través de las computadoras, hoy en día, significa que el archivo de documentos sólo crecerá enimportancia. Si sabes cómo archivar documentos, puedes liberar espacio en tu equipo, para que éste maneje los documentos actuales de manera más eficiente.
editarPasos
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1.
Archiva documentos en unarchivo zip. Particularmente útil con archivos importantes, pero rara vez necesarios, los archivos zip reducen el espacio que los documentos ocupan en tu disco duro.
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Traslada tus documentos a unmedio de almacenamiento extraíble. Las opciones más populares para el archivo digital son las unidades de cinta externas, discos duros externos o memorias USB.
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Respalda tus documentos en un CD oDVD si tienes un grabador de CD o DVD. Las copias de seguridad o el respaldo es otra forma de archivo, aunque probablemente conozcas este método con otro nombre - quemar un disco. Por ejemplo, Windowsutiliza un sistema de archivos LFS y un formato de Dominio (mejor para la compatibilidad de otros dispositivos) para copiar archivos a CD o DVD.
o Inserta un CD grabable o DVD en la unidad de CD oDVD para el Sistema de archivos LFS.
o Cuando el cuadro de diálogo aparezca, haz clic en "Grabar archivos en disco de datos."
o Ponle un nombre al disco, a continuación, haz clic en "Siguiente".
oEspera a que aparezca una carpeta del disco vacía. Esto significa que el disco está formateado y listo para copiar archivos.
o Abre la carpeta con los documentos que deseas archivar y arrastra losarchivos en la carpeta del disco vacía.
o Para el formato de Dominio, inserte un CD grabable o DVD en un CD de una computadora o grabadora de DVD.
o Cuando el cuadro de diálogo aparezca, haz clic en...