SECRETARIA DE GERENCIA

SECRETARIA DE GERENCIA
INTRODUCCIÓN
Del latín secretarĭus, una secretaria o un secretario es una persona que se encarga de recibir y redactar la correspondencia de un superior jerárquico, llevar adelante la agenda de éste y custodiar y ordenar los documentos de una oficina. El cargo que ocupa una secretaria suele conocerse como auxiliar administrativo.
La secretaria, por lo tanto, realizaciertas actividades elementales e imprescindibles en una empresa u organización. Se trata de la empleada que se encarga de la gestión cotidiana, siempre rindiendo cuentas a su superior.
Atender el teléfono, responder los correos electrónicos, recibir a las visitas, archivar documentos y coordinar los pagos y cobros son sólo algunas de las tareas que desarrolla una secretaria.
A todas estas tareastambién habría que añadir la recepción de diversos tipos de documentos, el cálculo de diversas cuentas, tener absolutamente actualizada lo que sería la agenda de citas y también la de contactos profesionales que posee su jefe, acometer la información que sea requerida acerca de su departamento u oficina.
Para poder conseguir acometer de la manera más eficaz y eficiente estas funciones es vital que lasecretaria, también llamada auxiliar administrativa, tenga amplios conocimientos en áreas tales como la contabilidad, la gestión o la ofimática. En este último aspecto es vital que maneje a la perfección programas tales como procesadores de textos, plataformas de correo electrónico o softwares de gestión de bases de datos.
SECRETARIA DE GERENCIA
Una buena gerencia debe estar apoyada de una buenasecretaria, proactiva, que sepa manejar eficientemente sus funciones, dándole paso a un buen apoyo al gerente. Se debe contar con una secretaria que garantice confianza, seriedad, buen trato, conocimientos, habilidades y destrezas en las interrelaciones humanas.
En el presente considerando la dinámica de los negocios, las actividades a que día a día se somete el gerente, requiere de una secretaria quepreste atención diaria de la agenda de Gerencia General, sepa cumplir y hacer cumplir las políticas, normas y procedimientos de la empresa, Manejar armónicamente las interrelaciones humanas, manejar adecuadamente tecnología de la informática, computadoras con todos sus programas, Elaborar y presentar periódicamente y a solicitud de las instancias superiores, los reportes adecuados. Apoyo a lasáreas de Cobranzas, Atención al Cliente y Gerencia Administrativa. Asistencia en la planificación y organización de las tareas propias del sector. Dominio de idioma inglés (oral y escrito). Poseer amplia disponibilidad horaria Saber que la secretaria es un buen asistente de la dirección.
Las funciones que se espera de lo que debe de cumplir la secretaria, además de manifestarse una gran ausencia deldesarrollo personal, aspecto que se identifica fácilmente a través de las interrelaciones, trato, carácter, personalidad, conducta, comportamiento, atención, descubriéndose muchas veces ausencia de asertividad, baja autoestima, actitudes, y funciones administrativas mal desempeñadas, consecuencia muchas veces de ausencia de definiciones de las funciones que se espera debe cumplir la secretaria .Se detecta poca atención de la gerencia de capacitar, desarrollar a la secretaria promocionándoles, talleres, cursos, seminarios que les permita adentrarse en lo que la ciencia administrativa, los tópicos modernos de la administración involucran.
Secretarias que utilicen adecuadamente su potencial creativo, innovador, que favorezca con su actuación la labor del gerente y evite al máximo en eltrato el que se den conflictos que afecten la armonía y generen un clima organizacional negativo.
La secretaria seleccionada debe contar con aspiraciones de logro, mostrar en su desempeño sus habilidades, destrezas, eficiencia.
Es muy que lo que las secretarias necesitan es tener valor agregado". Ese plus consiste en herramientas para trabajar en equipo, autonomía para resolver situaciones y...