Secretaria eficaz

EL DECÁLOGO DE LA SECRETARIA EFICAZ
1.- La secretaria debe realizar su trabajo y cumplir sus funciones con corrección, a través de una labor metódica y sistemática.
2.- El correcto desempeño de sus cometidos requiere unos conocimientos básicos, una sólida cultura general y unos conocimientos complementarios y específicamente adaptados a la labor que realiza.
3.- La actividad personal ycotidiana debe basarse en la discreción y eficiencia, que se acompañarán de otras cualidades básicas, como la lealtad y la sencillez.
4.- El conocimiento del inglés y de otros idiomas extranjeros se ha convertido en un requerimiento prioritario para la secretaria debido a las intensas relaciones comerciales existentes entre los distintos países.
5.- El atuendo personal será discreto, intentando realzarlas cualidades físicas con elegancia y buen gusto.
6.- La secretaria siempre debe adaptar su propia imagen a lo que dictamine la empresa para la que trabaja.
7.- El sentido de la responsabilidad para cumplimentar todas las tareas que se presentan en la oficina, así como su óptima resolución en cada caso, debe ser el principal objetivo de la secretaria.
8.- Las relaciones con el jefe estaránbasadas en la lealtad y el respeto mutuos.
9.- Ha de saber anticiparse a los posibles problemas y, si en su mano está, solventarlos.
10.- Si las circunstancias así lo requieren, debe estar dispuesta a trabajar fuera de los horarios establecidos y si las circunstancias laborales lo demandan, acompañar a su superior a reuniones o viajes de trabajo.
CARACTERÍSTICAS DE LA SECRETARIA IDEAL
Paralograr desempeñarse como una secretaria ejemplar, hay que tomar en cuenta estos consejos.
CONOCIMIENTOS TÉCNICOS: Debe especializarse en mecanografía y taquigrafía, computación, lenguas extranjeras, cálculo y contabilidad, técnicas de archivo y documentación, organización de la empresa y economía.
CUALIDADES HUMANAS: La puntualidad, adaptabilidad, buena educación, paciencia, estabilidad emocional,orden y pulcritud, interés y responsabilidad, dinamismo, eficacia, tenacidad, seguridad, inteligencia y memoria, capacidad de atención, dotes de organización, iniciativa, previsión, sinceridad, lealtad, honestidad, imparcialidad, tolerancia y modestia, son las actitudes con las que debe contar una secretaria.
ASPECTO PERSONAL: Su apariencia debe contar con una imagen cuidada, vestuario discreto yelegante y buenos modales.
RELACIONES SOCIALES: Su comportamiento hacia los demás debe ser con respeto, seriedad, tacto, colaboración, discreción y cordialidad.
CARACTERISTICAS DE LA SECRETARIA MODERNA
Al igual que las organizaciones exigen de sus directivos capacidad de liderazgo, habilidad para comunicar y visión a largo plazo, las secretarias van asumiendo nuevas responsabilidades yabandonando otras. Sobre todo desde mediados de los años noventa, cuando las tecnologías de la información y comunicación sacudieron hasta sus cimientos una serie de conceptos de la gestión empresarial

Una secretaria es una colaboradora inmediata de un centro de gestión, con un conocimiento cabal de las actividades de su jefe y del sector en que trabaja, además está capacitada para la delegación deciertas áreas o trabajos que desarrollan o pueden desarrollar sus jefes.

Es decir, en general se ocupa de:
• Organizar, y en ciertos casos, asistir a reuniones
• Establecer buenos contactos telefónicos
• Redactar y presentar correctamente informes, comunicados, etc.
• Planificar su tiempo y el de su jefe
• Preparar y tratar la información adecuadamente
• Concertar,acoger y atender a las visitas
• Preparar presentaciones de productos o servicios
• Organizar los viajes de negocios, etcétera.
Resumiendo, debe saber: Trabajar en equipo gestionando todo aquello que su jefe delega en ella y establecer relaciones personales efectivas con el entorno interno y externo de la empresa.

"En otras palabras, es el brazo derecho del directivo, pudiéndole...