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PERFIL DE LA SECRETARIA EJECUTIVA MODERNA IDEAL

Una buena secretaria es un activo muy valioso para un alto ejecutivo. A si,
¿Cuáles deben ser las aptitudes y actitudes de la secretaria ideal en un mundo de negocios globales y velos cambio tecnológico.
En un ambiente de negocios dinámico y global, las organizaciones interactúan con nuevas herramientas tecnológicas y clientes de diversasnacionalidades en tiempo real a si los ejecutivos han debido adaptarse al nuevo entorno. Y desde luego también sus secretarias.




CARACTERÍSTICAS ESENCIALES DE UNA SECRETARIA




Desempeñar el rol de una secretaria, significa frecuentemente ser la cara de la institución y de los de afuera, a través del teléfono correo electrónico y correspondencia.La profesión de una secretaria es mucho más que un simple trampolín para escalar una profesión en una organización y mucho más que un pasa tiempo. El cargo de secretaria de una empresa es un puesto de gran importancia y responsabilidad.
¿Qué cualidades debe tener una secretaria para desempeñar bien su rol.
1. Puntualidad: es una manifestación de seriedad y formalidad. No solamente para llegaral trabajo si no también en la hora de entregar un trabajo, en los cumplimientos de los horarios y o calendarios asignado a toda tarea.

2. Paciencia: esta es una virtud indispensable si eres secretaria; enojarse jamás á dado buenos resultados, sólo sirve para descargar nuestros nervios para los demás.

3. Organización: una secretaria debe ser organizada sin excusa. Las personas que serelacionan contigo en la empresa deben tener confianza en ti y estar tranquilos de que tendrán el trabajo solicitado en tiempo y forma, no hay excusas en las empresas para no alcanzar los objetivos.

4. Lealtad: no significa quedarse con las cosas buenas y malas, es apoyar en situaciones de crisis o incomodas. También abarca la dedicación al trabajo rindiendo y queriendo la empresa.

5. Tacto:implica hacer lo debido en el momento adecuado solucionar un problema sin dar explicaciones pero sin ser claro y contundente ante cualquier anomalía que se presente.

6. Responsabilidad: es vital en un cargo secretarial, una secretaria profesional evita cometer errores de cualquier tipo, se comporta con diligencia ante las personas a si no sean del agrado, se llega con puntualidad al sitio de trabajoy si es dócil con la hora de salida, manteniendo el orden de la oficina y discreta con el teléfono de la empresa.


LAS FUNCIONES DE LA SECRETARIA
Ser puntual en todas las actividades y funciones.

Reclutar todas las solicitudes de servicios por parte del departamento de servicio al cliente.

Hacer una evaluación periódica de los proveedores para verificar el cumplimiento y servicios deéstos.

Recibir e informar asuntos que tengan que ver con el departamento correspondientes, para que todos estemos informados y desarrollar el trabajo asignado.

Mantener discreción sobre todo lo que respeta a la empresa.

Evitar hacer comentarios innecesarios sobre cualquier funcionario o departamento dentro de la empresa.

Hacer y recibir llamadas telefónicas para tener informado al jefede los compromisos y de más asuntos.

Obedecer y realizar instrucciones que te sean asignadas por el jefe.

Mejora y aprendizaje continúo.




CLASIFICACIÓN DE LAS TAREAS SECRETARIALES

Las tareas que realiza la secretaria se clasifican de la siguiente manera.

Cotidianas: apertura y clasificación de la correspondencia, utilización de la redtelefónica permanente solo, para tareas propias de la empresa.

Periódicas: usted periódicamente organiza reuniones de su o sus jefes de departamentos y la comunicación entre todo el personal de la empresa.

Ocasionales: la secretaria o secretario de una empresa se verá en ocasiones, inmersa a preparar viajes, celebraciones, con protocolo y etiqueta desayunos, almuerzos o cena de trabajo...