Secretaria

1.2.3 IMPORTANCIA DE GESTIÓN POR PROCESOS
Hoy en día las empresas buscan una certificación ISO 9000, ARIS, SAP, entre otros; gestionar procesos, en este sentido y los cambios que se han dado en el mundo, se relacionan con la importancia que han tomado los clientes en las decisiones de comprar o no un determinado producto.

La certificación, los modernos sistemas de información y lasatisfacción del cliente son tres aspectos que se aplican en forma aislada y que podrían significar poco pero si se analiza en su conjunto muestran en común un aspecto que no perderá vigencia, la exigencia de una Organización por Procesos.

1.2.4 IDENTIFICACIÓN Y DISEÑO DE LOS PROCESOS

1.2.4.1 IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO
Se puede inferir que un proceso en sí es un sistema y como tal sucomportamiento está determinado por las mismas leyes del enfoque de sistemas; es decir, que tendrá elementos de entrada, actividades de transformación cuyo resultado es un producto y/o servicio y debe tener retroalimentación que permita determinar si el proceso está encaminado o está logrando su propósito.

La retroalimentación evita que el sistema, en este caso el proceso, se degrade; entonces un buenproceso se reconoce si tiene claramente definidas y establecidas las siguientes características:




1.2.4.2 ATRIBUTOS DE LOS PROCESOS
Son múltiples los beneficios que resultan del mejoramiento de los procesos en una empresa, entre otros se mencionan:

VENTAJAS PARA EL CLIENTE |
1.- Recibe servicios oportunos, eficientes y de calidad |
2.- Ahorra esfuerzos y dinero, alno tener que repetir pasos y documentación |
VENTAJAS PARA EL PERSONAL |
1.- Reduce el esfuerzo tanto físico como mental |
2.- Aumenta el grado de satisfacción en sus actividades diarias |
3.- Reduce las molestias derivadas de las sobrecargas o subcargas de trabajo |
4.- Mejora el clima organizacional |
5.- Entiende su iniciativa y creatividad |
VENTAJAS PARA LA EMPRESA |
1.- Mejorala imagen ante clientes y empleados |
2.- Brinda un servicio caracterizado para la cordialidad, la tolerancia y la responsabilidad |
3.- Disminuye la tramitomanía con todas sus consecuencias |
4.- Controla los procesos y trámites de acuerdo con su objeto social |
5.- Mejora la utilización de los procesos |
6.- Mejora las interrelaciones internas y externas |
7.- Mejora susprocedimientos al mejorar los productos y servicios |
8.- Disminuye las demoras |


1.2.4.3 CLASIFICACIÓN EN BASE A LA ESTRUCTURA JERÁRQUICA DE LOS PROCESOS
Algunos autores hacen diferencia entre actividad y tarea, pues consideran que la suma de tareas conforma una actividad y el conjunto de actividades constituyen un subproceso y la suma de éstos serán los procesos, de acuerdo al siguienteesquema:




De la misma forma, la sumatoria de procesos generan los macroprocesos, que es el conjunto sistemático de procesos que permiten lograr un resultado, de acuerdo al objetivo institucional; los macroprocesos deben estar orientados a satisfacer las expectativas del cliente, en términos de eficiencia, eficacia y efectividad.

Por el impacto sobre el cliente final, losprocesos se clasifican en: Procesos Gobernantes, Procesos Básicos ó Habilitantes y Procesos de Soporte ó Apoyo.


Por su complejidad, los procesos pueden dividirse en:


1.2.4.4 REQUERIMIENTOS DE LOS PROCESOS

1.2.4.4.1 CADENA DE VALOR
La cadena de valor de Michael Porter, parte de la idea de que la empresa debe crear valor en los productos que produce y los servicios queofrece; el valor de un producto o servicio se mide con base en la cantidad que el cliente está dispuesto a pagar por el mismo.

La cadena de valor es la representación gráfica macro, primer o segundo nivel de desagregación de los procesos en la organización; sirve para presentar en forma simple la secuencia o interacción de diferentes procesos. A medida que se requiere más detalle se desagrega...