Secretaria

“Almacenando su confianza”

MANUAL DE CORRESPONDENCIA

MANUAL DE CORRESPONDENCIA MDI 09:01

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CONTENIDO
1 2 3 4 5 OBJETIVO____________________________________________________

__2 ALCANCE ______________________________________________________2 RESPONSABILIDADES __________________________________________2 DEFINICIONES_________________________________________________2 DESCRIPCIÓN __________________________________________________3
5.1 CORRESPONDENCIA RECIBIDA _______________________________________ 3 5.1.1 LIBRO DE CONTROL DE CORRESPONDENCIA ____________________ 3 5.1.2 PASOS PARA EL TRATAMIENTO DE LA CORRESPONDENCIA RECIBIDA ___________________________________________________________ 3 5.1.3 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 DIGITALIZACIÓN DECORRESPONDENCIA RECIBIDA ____________ 5 CORRESPONDENCIA DESPACHADA (CITES) ____________________________ 5 COMUNICACIÓN INTERNA ___________________________________________ 7 CIRCULARES ________________________________________________________ 8 ESTRUCTURA Y FORMA ______________________________________________ 9 ARCHIVO ___________________________________________________________ 9 5.6.1 REQUERIMIENTO DEDOCUMENTOS____________________________ 9 USO DEL SISTEMA __________________________________________________ 10

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REGISTROS ___________________________________________________10 REFERENCIAS ________________________________________________10 ANEXOS ______________________________________________________10

TABLA DE ILUSTRACIONES
Códigos de Cites por oficina_______________________________________________________ 6 Códigos de Comunicaciones Internas por oficina ______________________________________ 7

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OBJETIVO

El presente manual complementario, tiene como principal objetivo normar el manejo de la correspondencia recibida y despachada a nivel nacional, para un adecuado control de la misma.

2ALCANCE

Oficinas a nivel nacional, personal encargado de recibir y digitalizar la correspondencia, todo el personal al momento de generar correspondencia o comunicaciones internas.

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RESPONSABILIDADES

Son responsables del funcionamiento y cumplimiento del presente instructivo, la Asistente de Vicepresidencia Ejecutiva, asistentes de gerencia y todo el personal de las oficinas a nivelnacional, vinculado a las áreas de recepción, despacho y archivo de correspondencia.

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a)

DEFINICIONES
Circulares: Es la forma exclusiva de la Vicepresidencia Ejecutiva, para poner en marcha disposiciones acerca de políticas institucionales, normas internas u operativas, que deben ser de cumplimiento obligatorio. Cites: Es el formato codificador que identifica a la correspondencia emitidapor la empresa. Comunicación interna: Son los documentos de comunicación entre el personal de la empresa. Correspondencia recibida: Son las cartas, faxes, correo electrónico formal y documentos recibidos oficialmente por la empresa en cada oficina y que llevan un sello de constancia de recepción. Digitalización: Proceso de transformar el papel en formato digital administrado por el sistemainformático. Servidor de documentos: Computadora en cuyo disco duro se almacenan los archivos compartidos del sistema de correspondencia. TIFF: Formato de imagen de alta resolución basado en etiquetas. TIFF se utiliza para el intercambio universal de imágenes digitales.

b) c) d)

e) f) g)

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DESCRIPCIÓN
5.1CORRESPONDENCIA RECIBIDA

Para el control de correspondencia recibida se ha establecido el uso del Libro de Control de Correspondencia, en el cuál se debe registrar toda la documentación recibida tanto de entidades externas como de las propias oficinas internas. 5.1.1 LIBRO DE CONTROL DE CORRESPONDENCIA

El libro de control de correspondencia debe contar con los siguientes siete campos (ANEXO # 1):...