secretariado

República Bolivariana De Venezuela
Ministerio Del Poder Popular Para La Educación
U.E.N. Centro Educativo Proccel
San Juan De Colon
Estado Táchira












Autora:
Marbelis Arevalo


San Juan de Colón, 2013

Introducción

Hoy por hoy, las técnicas modernas de perfeccionamiento secretarial para las secretarias ejecutivas, las asistentes administrativas o asistentesejecutivas son las bases fundamentales para el funcionamiento de las empresas, instituciones u otras organizaciones de nuestro entorno laboral. Es por ello, la importancia que se le debe dar a los elementos que deben conocer las secretarias tales como: misión de la secretaria, perfil de las secretarias, funciones de las secretarias, cualidades de las secretarias.

Cabe destacar, que lassecretarias deben tener conocimientos básicos en las técnicas y normas de redacción, en el estilo, en la coherencia y el ritmo que deben llevar los escritos que ellas deben elaborar para las diferentes instituciones. Por tal razón, las secretarias deben hacer un buen uso de la gramática para que las cartas u oficios que elaboren sean efectivas para las personas que las van a leer.

Es importante,que las secretarias lleven un orden de las correspondencias enviadas y recibidas, para ello deben tener conocimiento del tipo de cartas entrantes y salientes para que así las secretarias puedan llevar un orden correspondiente en sus archivos.







Elementos de la Secretaria

Misión de la Secretaria: Es brindar a su jefe un apoyo incondicional con las tareas establecidas, además deacompañar la vigilancia de los procesos que se siguen dentro de la empresa.

Perfil de la Secretaria:
Debe ser una persona en la que se tenga plena confianza, y que cumpla con las siguientes características:
Buena presencia.
 Persona de buen tacto, amable, cortes y seria.
Excelente redacción y ortografía.
 Facilidad de expresión verbal y escrita.
 Persona organizada y proactiva.
 Facilidadpara interactuar en grupo.
 Dominio de Windows, Microsoft, office e internet.
 Brindar apoyo a todos los departamentos.
 Desempeñarse eficientemente en el cargo.
 Aptitud para la organización
Buenas relaciones interpersonales.
Dinámica y entusiasta.
Habilidades para el planteamiento, la planeación, la motivación, el liderazgo y la toma de decisiones.
Capacidad para el trabajo en equipo ybajo presión.

Funciones de la Secretaria:
Ser puntual en todas sus actividades.
Redactar las solicitudes por parte del departamento de servicio al cliente.
Hacer una evaluación periódica de los proveedores para verificar el cumplimiento del servicio.
Recibir e informar asuntos que tengan que ver con el departamento asignado y correspondiente para que todos estén informados y se puedadesarrollar bien el trabajo.
Mantener discreción sobre todo lo que respecta a la empresa.
Evitar hacer comentarios innecesarios sobre cualquier función o departamento dentro de la empresa.
Hacer y recibir llamadas telefónicas para tener informado al jefe de los compromisos y demás asuntos.
obedecer y realizar instrucciones que sean asignadas por el jefe.
Mejorar el aprendizaje continuamente.
 Sereficiente y eficaz en cada una de las situaciones que se presenten.
Ser dinámica, creativa y proactiva según las situaciones que se presenten.
Evaluar y revaluar constantemente sus funciones.
 
Cualidades que debe reunir una secretaria:
Discreción: Es vital para una persona que ocupa especialmente un cargo de confianza, como lo es el cargo secretarial, dado que tiene acceso a materialreservado. Hay que mantener el material alejado de miradas indiscretas, además de todo lo que pasa por sus manos. La discreción también es aplicable a la hora de elegir la vestimenta adecuada para el ambiente laboral.
Puntualidad: Tener en cuenta que la puntualidad es una manifestación de seriedad y formalidad. No solamente para llegar al trabajo si no a la hora también de entregar un trabajo, en el...