Secretariado

Secretaria
Ser una secretaria ejecutiva eficaz y exitosa es el deseo de todas las mujeres que desempeñan esa profesion. Pero, como serlo? Aqui te damos algunos pasos para lograrlo. Empecemos diciendo que El trabajo de una secretaria ejecutiva es muy importante porque ella debe tener bajo su responsabilidad diversas labors de oficina y ser la mano derecha de su jefe.La secretaria ejecutivaexitosa debe tener una serie de cualidades y habilidades que la destaquen como son Buena presencia y actitud profesional, saber con perfeccion el arreglo y control de los archives, habilidad en el manejo de los equipos de la oficina, redactar cartas correctamente, y organizar los viajes de su jefe.
Empecemos con decir que mantener una cuidada apariencia es fundamental en la profesion de secretariaejecutiva. La ropa debe ser comoda, sencilla y practica, llevar zapatos de tacon medianos y que no hagan ruido al caminar. El maquillaje debe ser discreto y natural, si necesita ayuda con el maquillaje, en las tiendas por departamentos hay especialistas en el tema que le brindaran todas la ideas para un perfecto maquillaje para trabajar en la oficina. Una Buena postura al realizar cierta tareas comopor ejemplo mecanografiar una carta y moverse con armonia y sin amaneramientos produce excelentes resultados . Por otro lado saber comportarse sin torpezas es parte importante de una actitud professional. El profesionalismo tambien se demuestra en las formas de expression, asi que se deben evitar las expresiones vulgares. La palabra secretaria viene de la palabra “secretum” que en latin quieredecir secreto, por lo que en una secretaria ejecutiva la discrecion es esencial, ya que en su trabajo tendra acceso a informacion confidencial y bajo ningun concepto esta informacion podra ser revelada a nadie.
Entre las tareas fundamentals de la secretaria estan el arreglo y control de los archivos. Una secretaria eficiente sabe como mantener los archivos organizados y al dia. La mayor parte delos documentos importantes de una empresa se conservan en los archivos por lo que hay que tener el equipo y los accesorios adecuados como son archivos de gavetas (laterales o verticals), archivos abiertos de estantes (que proporcionan gran capacidad para guardar documentos) y las credencias (practico mueble auxiliar para colocar diversos materials de oficina), despues estan los files, los rotulosy etiquetas, presillas y grapas. Todos los equipos y materials han de ser de acuerdo a las necesidades de la oficina .
La destreza de saber manejar diversos equipos de oficina permite a la secretaria ejecutiva sobresalir en su empleo. Una computadora, una calculadora, una fotocopiadora y un telefono son las herramientas basicas que facilitan las funciones de una secretaria. Estos equiposdeben mantenerse limpios y en optimas condiciones.El conocimiento de los software que son utilites en las labores de una oficina es imprescindible en una secretaria ejecutiva, ya que todo tipo de document procesado en la computadora saldra con la calidad requerida.Una calculadora puede asistirla en la preparacion de informes de gastos, calculus de porcientos, en las conciliaciones de cuentas, etc. Lafofocopiadora por su parte debe ser tratada con esmero y la secretaria debe saber manejarla bien y ser capaz de hacerle reparaciones menores por lo que debe estar haber leido el manual de uso. El telefono es uno de los equipos esenciales en una oficina, una secretaria ejecutiva eficiente debe estar familiarizada las funciones de los diferentes tipos de telefonos que existen. Debe saber comotransferir llamadas, comunicarse internamente con las extenciones, cuando usar el spiker o el modo de discado rapido.

La habilidad de redactar cartas representa un ahorro de tiempo para el jefe y un buen funcionamiento de la oficina. Es importante que la secretaria ejecutiva tenga una excelente redaccion y ortografia, evitar las abreviaturas, tener siempre a mano un diccionario porque debe...