Secretariado

PROCEDIMIENTOS DE OFICINA

Es el conjunto de procedimientos y habilidades que debe conocer el oficinista para organizar y desarrollar eficientemente el trabajo de la oficina.

IMPORTANCIA

1.- Las técnicas de oficina permiten una organización y sistematización de toda la
información de la empresa.

2.- Facilitan el desempeño laboral de las empresas y oficinistas

3.- Agilizan elcurso de las transacciones de la empresa dejando una imagen de
eficiencia y organización ante su público.

APLICACIÓN

Las técnicas de oficina se aplican en todos y cada uno de los cargos de oficina, es decir, en el funcionamiento de una oficina, cualquiera sea la naturaleza de sus actividades, se consideran 3 factores esenciales, ellos son:

a) Equipo humano o personal de trabajob) Equipo material o equipo de trabajo
c) Equipo mecánico o máquinas de oficina

Existen varias técnicas de oficina:

▪ Archivo y conservación de la documentación
▪ Técnicas de archivo
▪ Materiales para el archivo
▪ Encuadernación y protección de documentos
▪ Mobiliario y utensilios de oficina
▪ Reproducción de documentos
▪ El Computador
▪ Lafotocopiadora
▪ Internet
▪ Operaciones básicas en la oficina
▪ Tesorería y control de caja
▪ Documentos de compraventa


Los archivos nacen como una necesidad de la vida pública y privada y hacen durables los actos religiosos, públicos y económicos.

El hombre, en cualquier actividad que realice, siempreestá ordenando cosas, de forma que la facultad de ordenar o clasificar constituye uno de los procesos mentales de la persona.

La empresa moderna produce una avalancha de comunicaciones (cartas, informes, facturas, recibos, mails, etc.), y cuya custodia compromete su economía.

Por todo ello, se hace evidente la necesidad de conservar la documentación escrita que pueda ser útil, y su ordenacióny clasificación deberá seguir un método con objeto de localizarla cuando se precise.

CONCEPTO DE ARCHIVO

Podemos definir el archivo, como una colección ordenada de la documentación de una o más entidades o individuos que se conserva con fines de determinados: políticos, jurídicos, científicos, económicos, religiosos. Etc.
Es decir, archivar es poner y guardar documentos en un archivo. Endefinitiva, es la memoria escrita de una empresa.
Uno de los problemas con lo que se tiene que enfrentar la labor administrativa, es el archivo, y archivar es para la empresa aplicar un sistema que permita guardar ordenadamente documentos útiles, de un modo claro y eficaz que nos permita localizarlos cuando se precisen lo más rápidamente posible.

FINALIDAD E IMPORTANCIA DEL ARCHIVO

Lafinalidad del archivo se puede concretar en los siguientes puntos:

a) Proporcionar del modo mas eficaz los mejores servicios con el menos costo posible
b) Constituir un centro activo de información
c) Ser un instrumento de control funcional en relación con la actuación de los restantes departamentos
d) Asignar una perfecta conservación de los documentos confiados a él.

Un archivose justifica por su rentabilidad, y ésta viene determinada por la relación entre su costo y su eficacia.
En cuanto al costo, un archivo solo es justificable económicamente cuando su precio es inferior a los gastos que se producirían si no existiese.
Se dice que un archivo es eficaz cuando se encuentra rápidamente lo que se busca y se consulta con frecuencia. Guardar un documento es importante,pero encontrarlo es vital.

FORMAS DE ORGANIZACIÓN DE UN ARCHIVO DE OFICINA

Para que un archivo de oficina pueda cumplir los fines citados anteriormente, deben considerarse unos criterios generales de organización que justifiquen su creación, tales como:

• Necesidad de crear un archivo idóneo
• Disponibilidad del personal adecuado
• Disponibilidad de instalaciones
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