secretariado

Del latín secretarĭus, una secretaria o un secretario es una persona que se encarga de recibir y redactar la correspondencia de un superior jerárquico, llevar adelante la agenda de éste y custodiar y ordenar los documentos de una oficina. El cargo que ocupa una secretaria suele conocerse como auxiliar administrativo.

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La secretaria, por lo tanto, realiza ciertas actividades elementales e imprescindibles en una empresa u organización. Se trata de la empleada que se encarga de la gestión cotidiana, siempre rindiendo cuentas a su superior.

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Atender elteléfono, responder los correos electrónicos, recibir a las visitas, archivar documentos y coordinar los pagos y cobros son sólo algunas de las tareas que desarrolla una secretaria.
A todas estas tareas también habría que añadir la recepción de diversos tipos de documentos, el cálculo de diversas cuentas, tener absolutamente actualizada lo que sería la agenda de citas y también la de contactosprofesionales que posee su jefe, acometer la información que sea requerida acerca de su departamento u oficina.
Para poder conseguir acometer de la manera más eficaz y eficiente estas funciones es vital que la secretaria, también llamada auxiliar administrativa, tenga amplios conocimientos en áreas tales como la contabilidad, la gestión o la ofimática. En este último aspecto es vital que maneje a laperfección programas tales como procesadores de textos, plataformas de correo electrónico o softwares de gestión de bases de datos.
Por ejemplo: “Me gustaría que tengamos una reunión en los próximos días para analizar este negocio. Por favor, llama a mi secretaria así arreglamos un encuentro”, “Voy a pedirle los papeles a mi secretaria para proceder a la firma del contrato”, “Ayer hablé con tusecretaria y me dijo que estabas enfermo: ¿qué te ha pasado?”.

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La profesión de auxiliar administrativo está orientado(a) a realizar actividades elementales en centros privados o públicos.
Sus funciones principales están relacionadas con el trabajo de oficina, como pueden ser:
•Recepción de documentos.
• Atender llamadas telefónicas.
• Atender visitas.
• Archivo de documentos.
• Cálculos elementales.
• Informar sobre todo lo referente al departamento del que depende.
• Estar al día de la tramitación de expedientes.
• Tener actualizada la agenda, tanto telefónica como de direcciones, y de reuniones.
• Poseer conocimiento de los departamentos de lasAdministraciones Públicas con los que esté más relacionada la sección de que dependa.
• Asimismo, tener conocimiento del manejo de maquinaria de oficina, desde calculadoras hasta fotocopiadoras, pasando por ordenadores personales y los programas informáticos que conllevan.
• Amplios conocimientos en protocolo institucional y empresarial.
En definitiva, la figura de la persona profesional del secretariado(a)es como gestora del tiempo del directivo con el que colabora, para que éste no deba preocuparse más que en la toma de decisiones que beneficien el progreso de la compañía.
Pueden ser cualquier lugar donde sea necesaria una persona que tenga la capacidad suficiente, pudiendo ser una empresa privada, una Administración Pública o cualquier otro lugar donde se deban desarrollar las funcionesdescritas. cola de gusano
En las distintas Administraciones Públicas se requieren otras características añadidas a las exigidas y que están redactados en las distintas leyes estatales, autonómicas o locales para tener acceso al puesto de trabajo, asimismo es necesario superar alguna prueba consistente en responder una serie de preguntas o realizar una supuesta práctica o alguna prueba con la tecnología...