Secretarias

Concepto de secretaria

Una secretaria es la mano derecha del jefe y debe convertirse en su enlace con el resto del mundo. Por ella han de pasar los empleados y las personas ajenas a la empresa quese dirijan al director.
Tienen que ocuparse de labores propias de las secretarias, como la agenda de su superior, la organización de viajes de negocios, las actas de las reuniones, lacorrespondencia, el archivo de documentos o la preparación de presentaciones.
La palabra secretaria se deriva del latín secretum, que significa secreto.

Tipos de secretarias
Secretaría Científica.
Podemosdecir que es una de las Secretarías más importantes, pues se encarga en forma directa de las relaciones con los ponentes (comunicaciones, recepciones y envíos, traducciones, correcciones, fomentar ycoordinar las actividades entre los ponentes, etc.), de la confección del programa, ya sea cultural, científico o profesional.
Secretaría Ejecutiva.
Es la que se encarga de forma general de las laboresadministrativas, de organización y difusión en la empresa.
Entre sus principales cometidos se encuentra:
1. Todo el proceso que tiene que ver con las inscripciones (altas, bajas, modificaciones,etc.).
2. Coordinación y entrega del material referente a la empresa: carpetas, identificaciones, documentación, etc.
3. Coordinación, apoyo y colaboración con distintos departamentos.
4.Expedición de certificados, facturas, bonos y cualquier otro documento para los congresistas.
5. Información, en general, sobre la empresa, sobre otras Secretarías o Comités, etc.
Secretaría Técnica.
Es elcanal de comunicación, y la encargada de coordinar los aspectos técnicos de la empresa. Entre sus funciones podemos destacar:
1. Las contrataciones. Alojamiento de congresistas, ponentes yparticipantes; elección de menús, desayunos y/o "coffe break", etc.; equipos técnicos necesarios para el desarrollo de las ponencias; alquiler de salas y espacios necesarios.
2. Coordinación de los...