Secretos Telefonicos

La siguiente lista de sugerencias
le ayudará a reducir
la cuenta del teléfono, a lograr
una mejor comunicación telefónica
y por consiguiente, un
mayor aprovechamiento de los
sistemas telefónicos. Se propone
facilitar el establecimiento
de una política más coherente y
productiva en relación con la
forma en que se contesta el
teléfono, la forma en que se
toman recados y mensajes y engeneral, a la forma en que se
manejan las llamadas. Esta lista,
sin embargo, no pretende convertirse
en una receta de cocina.
Algunas de las sugerencias
podrán adecuarse a su organización
y otras no. Mi opinión es
que usted puede usar esta lista
para estimular una discusión
positiva dentro de su organización
respecto al tema de la
comunicación telefónica y así
llegar a conformar supropio
conjunto de técnicas. Al propiciar
la discusión usted tendrá la
oportunidad de explorar una
gran cantidad de malentendidos
e ineficiencias que existen
respecto a las formas más adecuadas
para el uso del teléfono
y así mismo, sentar las bases
para un compromiso futuro
enfocado en lograr una mejor
práctica con los sistemas telefónicos.
Es posible que en este
momento el teléfono ensu
empresa esté dramáticamente
mal aprovechado, así que si
usted sigue estos pasos es muy
probable que cumplamos juntos
el objetivo de esta lista: ayudar
a que usted y su empresa sean
Rubén Reynaga
30 Secretos
para Aprovechar
más el Teléfono en
la Empresa y
Reducir la Cuenta
Hasta un 80%
más productivos. De los siguientes
30 puntos, ocho tienen que
ver con la reducción de la cuentatelefónica y los 22 restantes
con el uso más eficiente de los
sistemas telefónicos. A m b o s
aspectos son igualmente importantes.
1. Siempre que Sea
Posible Utilice los
Números 800 para
Largas Distancias sin
Costo para el que Llama
Si usted llama a un proveedor,
infórmese si tiene un número
800 y haga uso de él en lo sucesivo.
Si usted es el proveedor,
pregunte a su cliente si leautoriza
a llamarle por su número
800. En la mayoría de los casos
obtendrá una respuesta afirmativa.
Los números 800 son y
serán cada vez más populares
entre las empresas. Téngalo presente
y se podrá ahorrar bastante
dinero en llamadas.
2. Sáque más
Provecho a una Sola
Línea Telefónica
En lugar de contratar una línea
telefónica especial para su fax o
módem, compre un interruptor
de 2vías que identifica automáticamente
las llamadas que
son de “voz” o las que son de
transmisión de datos (fax o
computadora), enviándolas a
donde corresponda sin que
tenga que molestarse alguien en
llamar primero para avisar que
va a pasarle un fax.
3. Evite Llamadas
I n n e c e s a r i a s
Cuando tome o deje un mensaje
telefónico, asegúrese de preguntar
a qué horas estará la otrapersona para regresarle la llamada.
Así, usted evitará hacer
llamadas improductivas.
4 . Haga Llamadas de
Larga Distancia más
B r e v e s
Cuando usted haga llamadas
de larga distancia procure anotar
previamente todos los puntos
que va a cubrir con esa llamada
y reunir toda la información
necesaria. Esta es la única
forma de evitar vacilaciones y
búsqueda de información de
última horamientras se efectúa
la llamada que naturalmente se
traduce en costosas demoras
improductivas.
5. Utilice Siempre una
“Voz Agradable”
Antes de contestar el teléfono,
usted debe de tratar siempre de
sonreír. Esto puede parecer un
tanto artificial al principio, pero
es bien sabido que las “actitudes”
se transmiten fielmente a
través del teléfono. A u n q u e
podamos pensar que la otrapersona
no tiene forma de saber
cómo nos sentimos porque no
pueden ver nuestras voces, de
cualquier modo éstas delatan
nuestros sentimientos. Si nosotros
nos permitimos hablar en
forma “deprimida”, nuestra
contraparte en el teléfono lo
captará inmediatamente y se
desanimará para hacer negocios
con nosotros. Al mismo tiempo,
si adoptamos una “sonrisa telefónica”
y la transmitimos a las...