segregacion

Manual de Fiscalización de la Sindicatura de Comptes de la Comunitat Valenciana
Sección 862.3: Segregación de funciones en el proceso de compras, gastos y proveedores
Referencia:
Apartado 7, sección 862 del Manual de Fiscalización
Aprobada por el Consejo de la Sindicatura el 04/04/2012, a propuesta de la CTA de 28/03/2012

1.

Segregación de funciones

Al revisar un proceso de gestión,un aspecto fundamental es el estudio de la segregación de funciones, que
constituye uno de los principios más importantes del control interno.
Significa que las funciones se distribuyen entre las personas de forma que nadie pueda controlar todas las fases
del proceso de una transacción de modo tal que puedan pasar inadvertidos errores o irregularidades.
Teóricamente, el flujo de lasactividades debería proyectarse de tal forma que el trabajo de una persona sea
independiente del de otra o sirva para comprobación de este último.
En la práctica, este principio de segregación de las funciones ha de conciliarse con consideraciones tales como
el volumen, la complejidad y la materialidad de los distintos tipos de operaciones y la secuencia de pasos
necesarios para procesarlas. Losaspectos a considerar variarán ampliamente de una entidad a otra. Un aspecto
que ha de tenerse siempre en cuenta es el coste de mantenimiento de los controles en relación con el riesgo de
las pérdidas por error o fraude que podrían producirse en ausencia de aquéllos.
A veces no es posible establecer una adecuada segregación de tareas, sobre todo en entidades de pequeño
tamaño, pero en estos casosdeben establecerse otro tipo de controles compensatorios.
Para analizar si existe una adecuada segregación de funciones incompatibles, tanto en sistemas informatizados
como no, es importante obtener respuesta a los siguientes tipos de preguntas:
¿Las responsabilidades de las funciones de formulación de solicitudes de compra, compras y
recepción, están segregadas de las funciones de tramitación defacturas, cuentas por pagar y
contabilidad?
¿Las responsabilidades de la función de compras están segregadas de las actividades de
formulación de solicitudes de compra y recepción?
¿Las responsabilidades de las funciones de tramitación de facturas y de cuentas por pagar están
segregadas de la función de contabilidad?
¿Las responsabilidades de las funciones de preparación y aprobación de lospagos están
segregadas de las funciones de contabilización de los pagos y de contabilidad?
¿Las responsabilidades de la función de aprobación de los pagos están segregadas de las
responsabilidades de la función de preparación de los mismos?
2.

Segregación de funciones en el proceso/aplicación de gestión

En el cuadro siguiente se recogen las principales situaciones de falta desegregación de funciones en el ciclo de
gestión de compra de bienes y servicios, recepción, contabilización y pagos a proveedores, que pueden
entrañar riesgos de errores o irregularidades, y por tanto riesgos de auditoría.
En las dos primeras columnas se señalan las funciones incompatibles, con carácter general. Las dos últimas
columnas muestran las transacciones que activan dichas funciones en unsistema SAP con mayor frecuencia
(siempre será necesario revisar la implantación/configuración de SAP en la entidad fiscalizada).
Dicho cuadro solo es un ejemplo de posibles situaciones conflictivas que debe adaptarse a la realidad en cada
entidad. En la realidad debe analizarse como está estructurado el proceso de gestión en cada entidad
fiscalizada, ya que las funciones principales y enconsecuencia sus conflictos dependen de cada caso específico.
Por ejemplo, será diferente el proceso de compras de una entidad con sujeción plena a la LCSP al de una que
no lo está.

1

Manual de Fiscalización de la Sindicatura de Comptes de la Comunitat Valenciana
Sección 862.3: Segregación de funciones en el proceso de compras, gastos y proveedores

SF

1

Función 1
Mantenimiento fichero...