Semana Ii Generalidades De La Admnistracion Documental

Páginas: 6 (1316 palabras) Publicado: 11 de agosto de 2011
NOMBRE: JOHANNA CAROLINA NOCUA MENDOZA
FECHA: 4 DE AGOSTO DEL 2011
ACTIVIDAD: SEMANA II
TEMA: GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

OBJETIVOS QUE DEBE PERSEGUIR LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL.
Entre los objetivos que debe perseguir la Administración Documental tenemos:

* Asegurar y facilitar el acceso a los documentos, lo que implica recuperar los documentos verídicos yfiables entre las múltiples copias y versiones que pueden existir.
* Garantizar el mantenimiento de los criterios de organización de los mismos.
* Salvaguardar y preservar la evidencia de las actividades, conocimientos y transacciones de la empresa.
* Establecer una política racional de conservación y destrucción de documentos en función de las necesidades informativas de la empresa.
*Establecer procedimientos para ejecutar rápidamente, trámites de documentos que se encuentran en proceso.
* Proporcionar información veras y rápida de los documentos que tramitan.
* Realizar control de documentos que se crean procesan y archivan.
* Encontrar medios de recuperación de la información cuando se es necesaria.
* Almacenar la documentación de tal manera que esta perdure,y se pueda encontrar oportunamente.
* Eliminar la información o documentación no necesaria para la empresa, teniendo en cuanta el medio ambiente.
* Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente los trámites de los documentos que se procesan.
* Proporcionar información cierta y rápida de los documentos que tramitan.
* Realizar el control de los documentos que se crean,procesan y archivan.
* Recepción y Orientación.
* Registro y Distribución.
* Archivo.

PAPEL DEL ADMINISTRADOR DOCUMENTAL DE UNA ENTIDAD

ENSAYO
ADMINISTRACION DOCUMENTAL

La administración documental tiene muchas definiciones según lo consultado, pues representa el proceso que se lleva en una oficina o empresa, empezando por que lo queramos o no, el llevar un orden especifico paralos documentos que manejamos en la oficina, nos da indicio del saber manejar la información que allí se expresa.

¿Como sabemos de que manera organizar la documentación de la oficina?, Pues según este concepto “el saber controlar, mantener, eliminar, y recuperar la información de toda clase, es cumplir específicamente con el objetivo de administrar la documentación” (fundamentos básicos de laadministración documental SENA)

De esta manera podemos decir que la mejor manera de manejar la información que se procesa en una empresa es tener en cuenta estas acciones para una recopilación de la documentación, y poder acceder a ella cuando se necesite o se requiera, sin ningún imprevisto.

Es así que esta actividad, como lo mencionamos antes encierra muchos procesos en los que por medio delos soportes que pueden ser físicos o electrónicos, en los que se descifran fuentes de información, según los servicios o tareas que genere la empresa, para que de esta manera organizada se de a conocer nuestro archivo o documentación de manera que cumplamos con los objetivos trazados por la compañía.

Somos lo que somos, tenemos lo que tenemos gracias a los acontecimientos del pasado, al noolvido de los días anteriores del calendario, gracias a nuestra capacidad de recordar lo que fuimos para mejorar en el futuro aceptando nuestros errores y tomándolos como una oportunidad de hacer las cosas mejor.
Las buenas y correctas practicas de organización de la información que día a día producen nuestras acciones, palabras, momentos, logros, fracasos y sucesos externos a nosotros, hanlogrado dar la debida importancia a lo que hoy se conoce como administración documental.

Remontándonos a tiempos anteriores, vemos que administrar documentos es una tarea primordial que nace debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos para el desarrollo de la sociedad, para no perder la memoria en...
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