Seminario acerca de la independencia

CAPITULO I “PLANEACIÓN DEL EVENTO”

INTRODUCCIÓN
La planeación del evento es la parte fundamental del mismo, ya que es la base para que nuestro evento se lleve a cabo con el éxito esperado; se toma en cuenta desde la definición del evento que se planea realizar hasta la creación de un comité organizador, el cual va estar encargado de vigilar y llevar acabo
Dentro de este capítulo se tomaranen cuenta las bases y fundamentos para la realización del evento que se está planeando.

1.1 DEFINICIÓN DEL EVENTO
De acuerdo a las características de cada evento (congreso o convención) se decidirá la modalidad de éste. En este caso se presentará un congreso, que es un evento en el cual un grupo de personas relacionadas con el ámbito de la ciencia y la cultura se reúnen con el propósito dedar a conocer a través del sistema de ponencias sus puntos de vista y propuestas encaminadas al perfeccionamiento del conocimiento, a abundar sobre los temas relacionados con el evento para fomentar las relaciones de coparticipación de dicho campo.

1.2 TITULO DEL EVENTO
Para delimitar el título del evento que se pretende llevar acabo es importante llevar acabo es importante considerar lossuficientes elementos como:
1. Tomar en cuenta el tema central que se presentara en cada reunión del evento
2. Procurar que el título del evento no sea tan extenso
3. Seleccionar un título cuyo tema sea de interés actual
4. Vigilar que el título sea original para que se pueda distinguir de otros eventos similares
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Todos los anteriorespermiten definir criterios para establecer el título.
1 Seminario de Titulación, Planeación y Organización integral de Congresos y Convenciones, Carreón Martínez Josefa, 2010

1.3 TEMA DEL EVENTO
El tema es la parte central del evento que va dirigido a un determinado segmento del mercado y de éste dependen:
1. Los subtemas que se pueden desprender
2. Ponentes que participaran en lasactividades a desarrollar
3. Lugar sede
4. Interés que pueda generar en los participantes
5. La posibilidad de llevar acabo posteriores eventos

1.4 OBJETIVOS DEL EVENTO2
Una vez elegido el tema del evento deberán definirse claramente los objetivos, es decir, fijar que se pretende alcanzar o lograr mediante cada actividad que se lleve a cabo. No debe olvidarse que los objetivosdeben estar definidos en términos mensurables, que peritan una verdadera apreciación del logro obtenido.
Se establecerán entonces los objetivos específicos que se han de alcanzar. Estos se aplican tanto a la etapa de planeación como al programa en sí. Objetivos del programa pueden ser: “Definir los principales problemas en la preservación del medio ambiente en determinada región” o “Establecer unaagenda de pasos que se deben seguir para la solución de os tres principales problemas detectados”.

1.5 COMITÉ ORGANIZADOR3
Los responsables para llevar acabo las actividades previas las actividades previas al evento deberán ser los especialistas del comité organizador; quienes deberán optimizar los recursos de los cuales disponen, evitar cargas de trabajo, duplicidad de funciones, obstáculos enla comunicación y en general cualquier desviación que interponga barreras para una adecuada organización.
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Para cumplir con las expectativas se recomienda adoptar un sistema de organización que responda entre otros aspectos; a las características y magnitud el evento, objetivos, alcances y limitaciones de la entidad organizadora, a nivel deoperaciones así como todos aquellos factores que permitan normar un criterio para establecer con la mayor eficiencia posible, un óptimo sistema de organización.
2 Richero Alicia, Planeación y Ejecución de Eventos Presenciales y en Línea, Editorial Trillas
3 Cruz Gómez, Pablo. Manual para la organización de congresos y convenciones. Editorial Trillas
Un comité tiene la característica de tratar con...