Sena Feliz

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE

1. Consulta y precisa cada función archivística para que amplíes tu marco teórico sobre el tema.

Concepto
Las Funciones Archivísticas son el conjunto de procesos y procedimientos necesarios para adelantar la gestión de los documentos, su archivo y el manejo de la correspondencia, en cada una de las entidades y susdependencias, que comprende desde la elaboración del documento hasta su disposición final.

Son funciones muy amplias que no se limitan a la materialidad de la recogida y el almacenamiento, sino que exigen un control y canalización de la producción documental, una conservación no solo física sino que mira a la perdurabilidad y el servicio que conllevara a la difusión, orientación, ofrecimiento de datosconcretos, facilidad de acceso y consulta.

Los procesos que abarcan estas funciones archivísticas son las siguientes:

* Producción: Generación de los documentos con base a las funciones asignadas.
Es una de las fases más importantes en un sistema de gestión documental, ya que en la se define en gran medida el tratamiento y destino que se le debe dar al documento. Puesto que deacuerdo con sus características se puede definir cuándo utilizarlos y el tipo de documento a elaborar según la actividad administrativas que debe registrar. En esta fase se deben establecer lineamiento conforme a las normas técnicas sobre documentación comercial.
Las Normas Técnicas Comerciales utilizadas para la producción o elaboración de la documentación son, para la Carta, la NTC 3393,para el Memorando NTC 3397, Circular NTC 3234, Actas NTC 3394, Informes NTC 3588.

* Recepción: Conjunto de procesos para verificar y controlar la admisión de los documentos.
Es el proceso mediante el cual la documentación es recibida en forma directa, personalmente, o a través de los apartados aéreos y servicios de correo especializado.
* Recepción directa: Son lascomunicaciones entregadas por la persona interesada y/o mensajeros de la empresa. Y para ello se verificaran los siguientes aspectos: Si el asunto del que trata le compete a la dependencia a la que va dirigida. Si están firmadas. Si la fecha es actual. Si en la comunicación se cita el domicilio del remitente. Si se menciona la remisión de anexos que estén completos; en caso de no ser así, se dejaraconstancia diligenciando la casilla de observación en la planilla de entrega del mensajero y la planilla de recepción de la empresa.

* Recepción indirecta: Son la comunicaciones que se recibirán por correo tradicional y eléctricos, fax, y página Web. Para su recepción se verificaran los siguientes datos:
Distribución: Son todas aquellas actividades tenientes a garantizar que ladocumentación llegue a su destino final sin presentar anomalías durante su recorrido, una vez registrada las comunicaciones oficiales, se procede al reparto de las mismas, a las oficinas que deben atenderlas o tramitarlas.

* Distribución de comunicación externos: Identifique la dependencia destinataria de acuerdo a la competencia, clasifique las comunicaciones, reasigne los documentos mal direccionados,registre el control de entrega de documentos en el formato control de comunicaciones oficiales recibidas.

* Distribución de comunicaciones internas: Identifique la dependencia destinataria de acuerdo a la competencia, clasifique las comunicaciones, reasigne los documentos mal direccionados, registre el control de entrega de documentos en el formato control de comunicaciones oficialesrecibidas.

* Tramite: Es el curso del documento en razón de las actividades administrativas.
Para el respectivo trámite se hace necesario indagar por las diferentes fuentes para la recopilación de la información y dar la respuesta indicada, se debe proyectar y preparar la respuesta, en ocasiones se da lugar a trámites adicionales los cuales dan lugar a producción de más documentos....