Sena, portafolio XD

Elaboración de Tablas de
Retención y Valoración
Documental.

CONTENIDO
MODULO 1. Teoría y Normatividad archivística
- Conceptos básicos de archivística
- ¿En qué estamos hoy día en el tema de Tablas de
retención?
- Normatividad archivística. TRD y TVD

CONTENIDO
MODULO 2. Investigación preliminar sobre la institución.
- Disposiciones legales, actos administrativos y otras normasrelativas a la creación y cambios estructurales de la
compañía.
- Estructura interna vigente de la compañía, manuales de
funciones y de procedimientos.
- Organigrama actual, resoluciones o actos administrativos
de creación de grupos y asignación de funciones.

CONTENIDO
MODULO 3. Entrevistas con los productores de los
documentos de la institución.
- Identificación y definición deunidades documentales.
- Análisis de la producción y trámite documental teniendo en
cuenta los manuales de procedimientos de las oficinas.
- Identificación de los valores primarios de la documentación.
- Análisis e interpretación de la información recolectada.
- Verificación en la conformación de las series y subseries
con sus respectivos tipos documentales.

CONTENIDO
MODULO 4. Elaboración yPresentación de las TRD y TVD
- Elaboración del Cuadro de Clasificación Documental
- Elaboración de propuesta inicial de la y TVD.
- Presentación de las TRD y TVD al comité de Archivo de la
entidad
- Correcciones a la TRD y TVD propuestas por el comité de
archivo.
- Reglamentación de las TRD y TVD. (Marco Jurídico)
- Presentación de las TRD y TVD al comité de Archivo de la
entidad
-Aprobación de la TRD y TVD por parte del comité de
archivo.

MODULO 1.
Teoría y Normatividad
archivística

MODULO 1. Teoría y Normatividad archivística
Conceptos básicos de archivística
ARCHIVO. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el
transcurso de su gestión.ARCHIVO DE GESTION. Aquel en el que se reúne la documentación en trámite en

busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta
administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten.
ARCHIVO CENTRAL. Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos
o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vezfinalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias
oficinas y los particulares en general.
ARCHIVO HISTORICO. Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o
del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe
conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la
ciencia y lacultura.

MODULO 1. Teoría y Normatividad archivística
Conceptos básicos de archivística
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO. Etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal,
hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.
CLASIFICACION DOCUMENTAL. Labor intelectual mediante la cual se identifican y
establecenlas series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y
subsección), de acuerdo a la estructura orgánico-funcional de la entidad.
COMITE DE ARCHIVO. Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las
políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos
administrativos y técnicos de los archivos.
DISPOSICION FINAL DE DOCUMENTOS. Selección de losdocumentos en cualquiera de
sus tres edades, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación.
ELIMINACION. Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor
administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que
carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.

MODULO 1. Teoría y Normatividad archivística
Conceptos...