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LEY 594 DE 2000
POR MEDIO DE LA CUAL SE DICTA LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS Y SE
DICTAN OTRAS DISPOSICIONES
EL CONGRESO DE COLOMBIA
DECRETA:
TITULO I
OBJETO, ÁMBITO DE APLICACIÓN, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y
PRINCIPIOS GENERALES.
Artículo -1. Objeto. La presente Ley tiene por objeto establecer las reglas y
principios generales que regulan la función archivística del Estado.
Artículo 2.Ámbito de aplicación. La presente Ley comprende a la Administración
Pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones
públicas y los demás organismos regulados por la presente Ley.
Artículo 3. Definiciones. Para los efectos de esta Ley se definen los siguientes
conceptos, así:
ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha , forma y soporte
material,acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o
privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para
servir como testimonio e información a la persona o institución que los produc e y a
los
ciudadanos,
o
como
fuentes
de
la
historia.
También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión
administrativa, lainformación, la investigación y la cultura.
ARCHIVO PUBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales
y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades
privadas.
ARCHIVO PRIVADO DE INTERÉS PUBLICO: Aquel que por su valor para la
historia, la investigación, la cienci a o la cultura es de interés público y declarado
como tal por el legislador.ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los
documentos en su ciclo vital.
DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una
entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer
archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta sueliminación o conservación permanente.
GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas
tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida
y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de
facilitar su utilización y conservación.
PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor
históricoo cultural.

SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se contiene la información, según
los materiales empleados. Además de los archivos en papel existen l os archivos
audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series con sus
correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cadaetapa del ciclo vital de los documentos.
DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de información con todos los
rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
Artículo 4. Principios Generales. Los Principios Generales que rigen la función
archivística son los siguientes:
Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer
de ladocumentación organizada, en tal forma que la información
institucional sea recuperable para su uso de la Administración en el servicio
al ciudadano y como fuente de la Historia.
Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en
particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los
principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los defacilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las
decisiones que los afecten, en los términos previstos por la Ley.
Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la
Administración y la Cultura, porque los documentos que los conforman son
imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes.
Pasada su vigencia, estos documentos son...