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IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO Y CONCERVACION DOCUMENTAL

ORGANIZACION DE ARCHIVO:
Los archivos de oficina o de gestión están formados por los documentos producidos y recibidos por laoficina en el desarrollo de las funciones y actividades que tengan encomendadas, y conservados como instrumento para la toma de decisiones, tramitación de asuntos y defensa de derechos.
Laorganización de los archivos de oficina se basa en tres PRINCIPIOS:
Ser reflejo de las actuaciones de la UCA y de la unidad responsable del archivo de gestión u oficina.
Reproducir el orden original de lacreación de los documentos y expedientes, de acuerdo al procedimiento administrativo que resuelve el asunto.
Considerar como piedra angular de la actuación administrativa, y por ello del archivo, elexpediente administrativo.
La importancia que esta actividad tiene en las áreas financieras y contables de la empresa es la de mantener el orden en los documentos y reducir espacios de papelería ennuestra área de trabajo.
El archivo es la memoria de la empresa por lo cual se debe de tener al día y en orden para que en un momento determinado podamos saber el estado de la empresa en un periodoanterior. Tirar es la primera opción que tiene pero primero debe de saber si ese documento le sirve O SI hace parte de algún documento adjunto.

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
La conservación de archivosse define como el conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física de los documentos que alberga un archivo. Puede ser preventiva o de intervención directa. Las entidadesproductoras o las que custodian documentos oficiales dentro del ámbito municipal, serán responsables del manejo directo y conservación-preventiva que sean necesarias para garantizar la integridad, autenticidad,veracidad y fidelidad de la información contenida en ellos, teniendo en cuenta los criterios del Archivo General de la Nación expuestos en el Reglamento General de la Nación.

Para garantizar la...