Sena
Páginas: 28 (6927 palabras)
Publicado: 23 de julio de 2010
GESTIÓN DOCUMENTAL
(Nivel 1)
Índice de Contenidos
INTRODUCCIÓN A LA COMPETENCIA DEFINIDA COMO GESTIÓN DOCUMENTAL ..................................................................................... 2 1. REGISTROS Y ARCHIVOS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN............................................................................... 4
1.1. 1.2. El archivo:........................................................................................... 4 El registro:........................................................................................... 8
2.
GESTIÓN DOCUMENTAL EFICAZ ................................................ 11
2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. Documentos en la organización ........................................................... 11 Elementos esenciales de undocumento................................................ 15 ¿Cómo registrar la documentación?...................................................... 16 ¿Cómo registrar correspondencias? ...................................................... 19 ¿Cómo archivar la documentación? ...................................................... 22
2.6. Requisitos que deben cumplir las bibliotecas: los diezmandamientos de Harry Faulkner-Brown.................................................................................... 23
3.
LA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO: ........... 25
3.1. 3.2. Físico (manual) .................................................................................. 25 Electrónico (informatizado).................................................................. 304. 5.
MAPA CONCEPTUAL.................................................................... 39 BIBLIOGRAFÍA ........................................................................... 41
INTRODUCCIÓN A LA COMPETENCIA DEFINIDA COMO GESTIÓN DOCUMENTAL
Definición de la competencia: Conjunto de conocimientos
necesarios para la organización, registro, almacenamiento, recuperación ydifusión de la información.
Conocimientos competencia: Conocer el
y
Capacidades
definidas
para
esta
vocabulario
asociado
a
la
documentación
(índice,
clasificación, asunto, tema, etc.) Tener conocimiento de la organización de documentos dentro del archivo (manual e informatizada), así como de los elementos necesarios para proceder al registro de documentación.Objetivos de aprendizaje. ¿Qué conocimientos y capacidades vas a alcanzar una vez estudiado el contenido del manual? Conocerás los términos principales asociados a la gestión de la documentación. Sabrás qué es un índice, una clasificación, un asunto, etc. Tendrás capacidad para organizar la documentación asociada a tu ocupación. Serás capaz de consultar un catálogo bibliográfico y un fondo documentaldepartamental. Sabrás registrar las entradas y salidas de documentación.
2
Gestión Documental
nivel 1
Resumen de los contenidos del manual En este manual encontrarás los conocimientos elementales asociados a la gestión de la documentación. En primer lugar hablaremos del archivo y el registro de
documentación, donde indicaremos en qué consiste cada uno, así como los diferentes tiposexistentes y el por qué de llevarlos a cabo. El segundo punto estará dedicado a la realización de una gestión documental de manera eficaz. Nos referiremos a los tipos de documentos existentes, a los elementos que conforman un documento, y cómo deben realizarse correctamente los registros o archivos, así como expondremos cómo debe ser una biblioteca. Finalmente, en la tercera parte, indicaremoscómo debe ser la organización de documentos en el archivo, tanto si se lleva a cabo de manera física (manual) o de manera electrónica (informatizada).
3
Gestión Documental
nivel 1
1. REGISTROS Y ARCHIVOS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN 1.1. El archivo:
a) Concepto de archivo:
La palabra archivo, del latín archivium, presenta tres acepciones distintas de acuerdo con el Diccionario...
(Nivel 1)
Índice de Contenidos
INTRODUCCIÓN A LA COMPETENCIA DEFINIDA COMO GESTIÓN DOCUMENTAL ..................................................................................... 2 1. REGISTROS Y ARCHIVOS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN............................................................................... 4
1.1. 1.2. El archivo:........................................................................................... 4 El registro:........................................................................................... 8
2.
GESTIÓN DOCUMENTAL EFICAZ ................................................ 11
2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. Documentos en la organización ........................................................... 11 Elementos esenciales de undocumento................................................ 15 ¿Cómo registrar la documentación?...................................................... 16 ¿Cómo registrar correspondencias? ...................................................... 19 ¿Cómo archivar la documentación? ...................................................... 22
2.6. Requisitos que deben cumplir las bibliotecas: los diezmandamientos de Harry Faulkner-Brown.................................................................................... 23
3.
LA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO: ........... 25
3.1. 3.2. Físico (manual) .................................................................................. 25 Electrónico (informatizado).................................................................. 304. 5.
MAPA CONCEPTUAL.................................................................... 39 BIBLIOGRAFÍA ........................................................................... 41
INTRODUCCIÓN A LA COMPETENCIA DEFINIDA COMO GESTIÓN DOCUMENTAL
Definición de la competencia: Conjunto de conocimientos
necesarios para la organización, registro, almacenamiento, recuperación ydifusión de la información.
Conocimientos competencia: Conocer el
y
Capacidades
definidas
para
esta
vocabulario
asociado
a
la
documentación
(índice,
clasificación, asunto, tema, etc.) Tener conocimiento de la organización de documentos dentro del archivo (manual e informatizada), así como de los elementos necesarios para proceder al registro de documentación.Objetivos de aprendizaje. ¿Qué conocimientos y capacidades vas a alcanzar una vez estudiado el contenido del manual? Conocerás los términos principales asociados a la gestión de la documentación. Sabrás qué es un índice, una clasificación, un asunto, etc. Tendrás capacidad para organizar la documentación asociada a tu ocupación. Serás capaz de consultar un catálogo bibliográfico y un fondo documentaldepartamental. Sabrás registrar las entradas y salidas de documentación.
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Gestión Documental
nivel 1
Resumen de los contenidos del manual En este manual encontrarás los conocimientos elementales asociados a la gestión de la documentación. En primer lugar hablaremos del archivo y el registro de
documentación, donde indicaremos en qué consiste cada uno, así como los diferentes tiposexistentes y el por qué de llevarlos a cabo. El segundo punto estará dedicado a la realización de una gestión documental de manera eficaz. Nos referiremos a los tipos de documentos existentes, a los elementos que conforman un documento, y cómo deben realizarse correctamente los registros o archivos, así como expondremos cómo debe ser una biblioteca. Finalmente, en la tercera parte, indicaremoscómo debe ser la organización de documentos en el archivo, tanto si se lleva a cabo de manera física (manual) o de manera electrónica (informatizada).
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1. REGISTROS Y ARCHIVOS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN 1.1. El archivo:
a) Concepto de archivo:
La palabra archivo, del latín archivium, presenta tres acepciones distintas de acuerdo con el Diccionario...
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