SENA


PROCEDIMIENTOS PARA LA TOMA FISICA
DE LOS INVENTARIOS


1. PREPARACION DEL INVENTARIO – PRE-INVENTARIO


No se debe omitir una labor tan importante como el corte de documentos acorde conlas fechas programadas para la toma física, tales como entradas y salidas de almacén, facturas, recibos de caja, así como del kárdex de productos, labor que debe ser adelantada por el área contable oen su defecto, por la persona delegada por la administración para el inventario, por cuanto es un procedimiento necesario para una adecuada confrontación de los registros contables con la toma física.2. RECURSO HUMANO


 Se deben designar las personas que van a participar en el proceso de inventario, dentro de los cuales debe participar como mínimo unfuncionario del departamento de contabilidad, uno de la gerencia de producción y uno del área administrativa a cargo del control y custodia de los bienes del ente económico, entre otros (personal de conteo,anotadores, coordinadores, jefe de inventario, etc.) conformando como mínimo dos grupos de conteo para la toma física.
Es importante divulgar e instruir al personal de la  forma como se va a procederpara la toma física de inventario en áreas de la eficiencia, eficacia y la economía de la empresa. O Se debe designar el personal que asume la responsabilidad y supervisión de la toma física.3. AREA A INVENTARIAR


 La Administración debe verificar el pre-inventario para que las áreas o secciones a inventariar se encuentren debidamente adecuadas y organizadas. Es degran importancia identificar de manera plena y suficiente todos y cada uno de los bienes, información básica que se debe tener en cuenta en el momento de cotejar el inventario físico con los registrosen libros y para fortalecer el control interno respecto de su movilidad dentro de la empresa, con el fin de mantener su control y adecuada custodia y, salvaguarda.

Durante la toma física se debe...