Sena

UNIDAD 1
OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

Racionalización y normalización de la documentación
Manejo integral de la documentación
Evaluación y valorización de la documentaciónSimplificación de trámites
Normalización de tarea archivística
Modernización administrativa
Universalización de la información
Proporcionar información cierta y rápida de los documentos que serequieren
Realizar control de los documentos que se crean, procesan y archivan
Facilitar la organización y mantenimiento de los archivos.

ENSAYO

La administración documental tiene como objetivo lacreación, adquisición, recepción y control, mantenimiento y custodia.
La administración documental, aporta una solución, que brinda tecnologías avanzadas en el manejo de todo tipo de documentosreportes e imágenes archivándolos de forma digital y ofreciendo un mejor servicio.
Beneficios:
Consolidación de la información en un solo sitio
Facilidad de búsqueda y acceso de la informaciónInformación disponible de acuerdo a la información del cliente
En la empresa que laboro su principal actividad es el archivo mas exactamente manejamos el archivo de Ecopetrol en el que existe elarchivo central y archivo de gestión basándose en la normatividad.
Este dividido en dependencias y Cada dependencia maneja su tabla de retención.
Cada dependencia tiene sus diferentes tipos deformatos, planillas para la creación de unidades. Este archivo es de gestión ya que continuamente e consultado por los funcionarios.
La dependencia a la que pertenezco es USI (Unidad de sistemasinmobiliarios).
A esta pertenecen todos los predios, servidumbre y activos fijos de la empresa:
Esta dividida en series según el concepto que sea, la mas trabajada son predios ya sean de Ecopetrol oServidumbres los que suministran esta información son los funcionarios de campo que evalúan estos predios, después de ellos realizar esta gestión la envían a nuestra dependencia la cual se encarga de...