Servicio, equipo e instalaciones

SERVICIO, EQUIPO E
INSTALACIONES

Funciones del gerente de congresos y/o
convenciones.
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Este puesto es relativamente nuevo en muchos
aspectos, su posición y nivel de autoridad varia.
El gerente tiene a su carga un equipo de trabajo
que le permite realizar eficientemente sus labores.
Después de la entrevista, las comunicaciones deben
realizarse por escrito.



Elgerente necesita disponer de los antecedentes del
grupo que celebrara sus reuniones en el hotel:



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Algunos gerentes recomiendan que se les comunique
los problemas. (huéspedes)
Un
gerente
debe
poseer
determinadas
características. Debe tener autoridad para dar
ordenes, saber adaptar los panes a condiciones
diferentes, ser organizado, de manera que no
descuide los detalles, y serhonesto, de modo que
no se comprometa demasiado ni evite
responsabilidades.

Sus tareas incluyen:
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Conocer el área y respetar al personal de otros
departamentos.
Anticipar los problemas y solucionarlos rápidamente.
Dar sugerencias creativas para abastecimiento.
Atender aspectos relacionados con las reuniones,
durante las 24 horas del día.
Mantener relacionesoptimas con vendedores
externos.
Presentar atención a todas las convenciones, grande
y pequeñas.

Lista de verificación
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Puesto y responsabilidad de la persona encargada
del congreso o convención: nombre, teléfono,
horario, estatus. Nombre de la secretaria que
atiende los asuntos con el evento.
Áreas
de
responsabilidad: entretenimiento,
contabilidad, avisos,agradecimientos, ect.
Comunicación.
Lugar.

Servicio de registros e información
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El organizador del evento debe estar acompañado
por el supervisor de convenciones y explicar a este
cuales son los procedimientos mas apropiados para
el registro del personal.

Estos servicios incluyen:
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Registro
Información
Caja chica
Organización del personalPublicación de ventas
Servicios secretariales
Boletos de ventas
Mensajes
Hospitalidad
Transportación
Servicios comerciales
Distribución de materiales


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Inspección de área:
Área de registro
Lapso de convención
Anunciarse

Luces, teléfonos y señalamientos:
Área de registro (iluminación).
Redes telefónicas (indispensables).
Materiales que se requieren en estaárea.
Formularios duplicados y numeración.

Personal de registro
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Horario en que prestaran su servicio
Programar comidas y periodos de descanso
Informar responsabilidades
Área de registro y boletos
Conocer servicio
Invitados especiales

Lista de verificación de registros e
información
Requerimientos generales:
A.
Localización
B.
Instalaciones
C.
EquipoLocalización:
A.
B.
C.

Accesible
Practica
Adecuada

Plataforma:
A.
B.
C.

Diversiones
Cubierta Atractiva
Medidas de Seguridad

Clasificación de área de trabajo:
A.
B.
C.

Registro
Venta de boletos
Información

Mobiliario
A.
B.
C.

Sillas
Mesas
Estantes

Registros, escritorios y contadores
A.

B.

Localizarse lejos del are
trabajo
Evitar congestionamientosde

Control directivo del personal.
A.
Intrusiones detalladas.
B.
Resumen y revisión de pre
convención.
C.
Contactos con la gerencia.
Marco detallado de introducción.
A.
Introducción detallada para
todo el personal.
B.
Clasificación de servicio.
C.
Trabajo asignado
D.
Material de trabajo (en lista)
E.
Procedimiento.

Registro general.
A.
Registro general.
B.Clasificación
de
los
participantes.
C.
Especificación de otros
gastos.
D.
Formularios diversos .
E.
Informes
F.
distribución de materia.
G.
materiales de referencia
H.
Abastecimiento
I.
personal

Intrusiones para el personal del registro.

D.

Foliados y sin foliar

A.

Requerimientos de registro.

E.

Membretados

B.

Procedimiento.

F.

Contenido

C....