servicios secretariales

 Relaciones Públicas
Seguramente en el desempeño de sus labores, la Secretaria, ya sea como empleada o Jefe, tendrá necesidad de tratar directamente con el público que acude al comercio o a la oficina, sobre una serie muy diversa de asuntos: aquéllos que interesan a cada persona que se presenta.

Desde luego, cabe pensar que a lo mejor el medio para que la persona a quien tenga que atenderguarde la mejor impresión de nuestro trato, es la cortesía que como ya antes dijimos, tiene muchas aceptaciones, entre las que, para nuestro caso, debe entenderse como amabilidad, decencia, finura buenos modales. Cualquiera de estas interpretaciones de la cortesía, debe aplicarse en el caso que corresponda.

Si cuando nosotros acudimos a un centro de comercio, o deseamos entrevistar a un jefe, noscomplace mucho que se nos trate con cortesía y en cambio nos molesta el trato descortés, debemos pensar que las personas que acuden a nosotros, reaccionan a la misma forma. Máxime si entendemos que en esta forma ganamos la simpatía de las personas a quienes atendemos en beneficio propio y de la institución a la que prestamos nuestros servicios. Si tratamos con cortesía a todas las personas queacuden a nosotros, tendremos la seguridad que recibiremos de ella a su vez un trato amable.

Esto no quiere decir que la cortesía se lleve al servilismo o a la exageración, sino sencillamente que se mantenga en grado natural.

Toda persona que acude a una empresa lo hace en demanda de un servicio, ya sea que pague o no por él.

Quien se presenta, por ejemplo, en un comercio, va con la idea decomprar algo, o por lo menos, de informarse por el precio y la calidad de los artículos que allí se venden.

Quien desea entrevistar a un jefe, puede ser por ejemplo, para hacer una reclamación, ofrecer sus servicios, exponer un plan, solicitar un permiso, etc.

En todos los casos, vemos que se está demandando un servicio- Pues bien; tal vez ese servicio no pueda ser proporcionado o resueltofavorablemente, pero si en todo momento se le da un trato cortés, por lo menos le queda la impresión de que se le guardó la consideración que merece.

Ahora, si el asunto tratado se resolvió favorablemente y con la cortesía debida, debe ser motivo de satisfacción tanto para el jefe o el empleado, como para la persona interesada. Los primeros no hicieron más que cumplir con su deber; la segunda,recibió el trato que esperaba.
Para acostumbrarnos a ser corteses, es necesario que aprendamos a no hacer distinciones entre las personas que demandan un servicio pues todas son merecedoras de recibir un trato cortes. Nunca se debe de dar preferencia a quienes nos llama la atención por su presentación personal o física, o menos preciar a las que nos resultan antipáticas por cualquiercircunstancia.

Generalmente, toda persona que acude en demanda de un servicio, lo hace en actitud correcta; pero si se diera el caso de que el servicio se demandara altanera o grosera, demuéstrense educación con palabras comedidas, y si la situación resultara intolerable; cortes definitivamente con frases como “ustedes dispense, pero en estas condiciones me es imposible atenderle”… “cuando usted se calme,con gusto le seguiré atendiendo”…

























Sugerencias para ganarse la simpatía del público en general.



Si a usted corresponde atender a personas que asistan a la empresa, en demanda de un servicio:

_ Aproxímese a la persona y con ademanes naturales y voz amable, demuéstrele su deseo de servir, con palabras o frases como estas, según el caso:“¿en qué le puedo servir a usted?”… “¿Qué articulo le gustaría adquirir?”… “a sus órdenes”… “¿desea usted que le muestre alguno de nuestros planes de servicio?”.

_ Es conveniente que en esta clase de frases, siempre se use la palabra “usted”, pues al escucharla el cliente se siente distinguido.

_ Evite expresiones brusca como “¿Qué desea?”… “¿no tenemos?”… “¡esperece!”… “¡pague en caja!”…...